La comunicación es parte fundamental de nuestro día a día, pero para lograr mejores resultados en los intercambios debemos prestar atención y privilegiar la comunicación efectiva.
Si quieres tener éxito en los intercambios diarios, sin importar hacia quién o quiénes te dirijas, no te vayas de aquí, porque te explicaré qué es la comunicación efectiva, para qué sirve, qué elementos entran en juego y cuáles son las mejores técnicas.
Dentro de los actos de comunicación se deben cuidar determinados elementos, para transmitir los mensajes de manera eficiente.
No se actúa igual cuando se quiere comunicar algo a un superior, como un jefe, que a un amigo o una audiencia mayor. Dependiendo de a quién nos dirijamos, elegimos nuestro tono, postura y lenguaje oral y corporal.
Por ello, en esta entrada quiero que conozcas todo sobre la importancia de la comunicación efectiva y le saques provecho en tu día a día para transmitir tus mensajes de manera eficaz y que logres tus objetivos.
¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva es aquella a través de la cual conseguimos transmitir un mensaje de forma clara y entendible a un receptor, sin que haya espacio a dudas, malinterpretaciones o confusiones.
Para que se logre este intercambio, es necesario tomar en cuenta todos los elementos que intervienen en el proceso. Sí, esos que te enseñan desde la primaria: emisor, receptor, mensaje, canal, código, ruido, situación y referente.
Todo mensaje o intercambio de contenido tiene una intención por parte del emisor, quien busca un efecto en el receptor. Por eso, se debe procurar una comunicación efectiva, para recibir de nuestro oyente lo que necesitamos.
A esto se le conoce como feedback positivo, que quiere decir que el receptor devuelve información positiva al emisor luego de recibir su mensaje.
Los principales objetivos al comunicarnos son informar, persuadir, influir en el oyente o entretener, aunque puede haber algunos muchos más precisos o enfocados. Entonces, la comunicación efectiva apunta a que al emitir un mensaje consigamos que nuestro oyente reaccione de la forma en la que esperamos y crea en nosotros.
Tipos de comunicación efectiva
La comunicación efectiva es relevante dentro del ámbito empresarial, ya que ayuda a que se logre un alto nivel de productividad por parte de sus colaboradores y a motivarlos a que expresen sus objetivos y metas profesionales.
Si se logra una comunicación efectiva, es más probable que se cree un espacio de confianza, pues permite a los miembros de los equipos aprender a escuchar, pero también a transmitir sus mensajes de manera mucho más precisa y a que se dé un mejor mecanismo de retroalimentación entre todos.
Asimismo, ayuda a que se establezca un buen intercambio con los clientes y proveedores, para poderlos, incluso, convencer de que adquieran un producto o servicio de la compañía, es decir, es clave para el cierre de tratos o ventas.
En las empresas prevalecen los siguientes tipos de comunicación efectiva:
- Comunicación formal: se enfoca en temas estrictamente de trabajo, y se basa en reglas organizacionales que rigen la posición de los colaboradores dentro de la compañía
- Comunicación informal: se da de manera espontánea y natural para resolver algún problema o asunto de trabajo. No se cae en protocolos de formalidad
- Comunicación vertical: son los mensajes transmitidos de los colaboradores hacia los directivos de la empresa (sugerencias o inconformidades)
- Comunicación horizontal: se da de parte de los directivos hacia los colaboradores (cursos, entrevistas o conferencias)
Estos cuatro tipos de comunicación efectiva se dan a través de lo verbal (escrito u oral) y lo no verbal o corporal.
Siempre que nos comunicamos, no solo utilizamos palabras, sino también gestos, movimientos corporales (manos, ojos, cuerpo, brazos) y de igual forma tiene mucho que ver la postura que adoptamos al transmitir el mensaje.
Incluso, algunos estudios, como el hecho por el psicólogo Albert Mehrabian, apuntan a que las palabras únicamente representan el 7% de la comunicación, la entonación, proyección, tono y otros el 38% y el 55% restante viene del lenguaje no verbal.
Para conseguir una comunicación efectiva se debe cuidar todo: desde el código, el tono, el volumen, el ritmo, la fluidez, hasta la proyección corporal, pues, de lo contrario, estos elementos podrían impedir una transmisión eficaz del mensaje.
Técnicas para lograr una comunicación efectiva
Muchos creen, erróneamente, que la comunicación efectiva depende de un don o que se nace con esa capacidad, pero no es así. Es algo que se puede trabajar e ir perfeccionando con el tiempo y la práctica.
Existen muchas técnicas que pueden ayudarte a lograr una comunicación efectiva, es decir, que son útiles para mejorar el proceso de comunicación y lograr el efecto deseado en nuestros receptores.
Poniendo en prácticas estas técnicas, será mucho más fácil que las personas se conviertan en buenas comunicadoras. A continuación, te hablaré de aquellas que considero más efectivas.
Piensa bien en el mensaje que quieres transmitir
Una de las claves que más se obvian es esta. Antes de comunicar un mensaje, es fundamental tenerlo bien claro para poder emplear palabras simples y entendibles para la persona o el público y el contexto en que se transmitirá.
Ten en cuenta que lo importante es que se produzca el efecto que quieres lograr en el receptor, por lo que debes prestar atención en todo lo que rodea el mensaje para generar un impacto y las circunstancias que permitan dicho fin.
De esta forma, será mucho más probable que captemos la atención del oyente y logremos nuestro cometido.
Se debe trabajar mucho en este aspecto porque día con día hay muchísima información circulando y solo aquellos que tienen una forma particular de transmitirla tienen posibilidad de despertar el interés de las personas o público y llamar su atención para que quieran recibir su mensaje.
Practica el mensaje que deseas comunicar
Esta técnica para lograr una comunicación efectiva es muy importante. Todo sale mejor cuando se practica, ¿cierto? Sobre todo, cuando apenas se está perfeccionando esta cualidad. Una vez que seas un experto, es probable que no lo necesites tanto.
Practicar o ensayar el mensaje que quieres transmitir te brindará confianza en ti mismo y ayudará a que vayas afianzando de mejor manera lo que buscas decir, fortaleciendo y puliendo el mensaje cada vez que lo expresas.
Puedes verte frente a un espejo o bien grabarte mientras practicas para después visualizar el video, detectar los errores y corregirlos para la puesta en escena final.
Observarnos a nosotros mismos de manera más detallada puede ayudarnos mucho a pulir nuestro mensaje y lograr una comunicación efectiva.
Cree en lo que estás diciendo
Puede parecer algo insignificante, pero cuando nosotros mismos creemos en lo que decimos transmitimos confianza y un mensaje con mucho más poder.
Una comunicación efectiva depende, en cierta medida, de qué tanto creas o qué tan convencido estés de lo que estás transmitiendo.
Esta técnica es primordial para comunicar un mensaje de forma eficaz, generar confianza en los oyentes y lograr el objetivo que estemos persiguiendo a la hora de transmitir ideas, convicciones o cualquier otro tipo de información.
No creer en ti mismo, ni en lo que se está comunicando puede afectar el proceso de transmisión de mensajes, ya que es probable que estos no lleguen a los oyentes de la manera en que esperábamos o pensábamos y podrían ser malinterpretados por los mismos, alejándonos de nuestro fin principal.
Pon en práctica la escucha activa
A todos nos gusta sabernos y sentirnos escuchados, por ello, es muy importante tener una actitud abierta frente al receptor por medio de la escucha activa, que es una de las técnicas primordiales a la hora de comunicar.
La escucha activa permite saber si el oyente está entendiendo el mensaje que estás transmitiendo, reduciendo las posibilidades de que se reciba información de forma errónea.
Asimismo, permite crear un ambiente de confianza con el otro, haciendo que el mensaje se transmita en un entorno mucho más apto para comunicar cualquier tipo de mensaje.
Mostrar apertura frente al receptor ayudará para lograr una comunicación efectiva, abriendo el canal de la retroalimentación.
Considera los elementos que conforman una comunicación efectiva
Transmitir un mensaje no es tan simple como parece al inicio, pero se vuelve un poco más fácil si tienes en mente algunas de las características que debes privilegiar a la hora de comunicarte con los demás.
A la hora de transmitir un mensaje, debes cuidar los siguientes elementos:
- Ser claro: expresa lo que deseas con palabras comunes, que sean fáciles de entender para cualquiera para que no haya espacio para ambigüedades.
- Ser preciso: céntrate en el contenido y no des lugar a temas periféricos que podrían distraer a tu receptor y hacer que se confunda o se aleje de lo que realmente quieres transmitir.
- Ser oportuno: elige el momento adecuado para transmitir el mensaje.
- Ser interesante: los mensajes, para ser bien recibidos, deben cumplir con las expectativas de los oyentes, así que trabaja en todos los elementos que rodearán a tu mensaje (ambiente, forma, contenido, postura).
- Ser enfático: es necesario tener la disposición de repetir el mensaje cuantas veces sea necesario para que se comprenda al 100% lo que queremos decir.
Cuida tus movimientos y tu postura
Como se mencionó, realmente comunicamos más con el cuerpo, por lo que es importante que cuidemos nuestra postura y nuestros movimientos para conseguir una comunicación efectiva.
Muchos apuntan a que la posición física corporal es un reflejo de lo que sucede dentro y de nuestro ánimo y esto repercute e influye en la percepción que tienen nuestros oyentes sobre nosotros.
Trata de mantener movimientos naturales, pero que reflejen seguridad para que puedas proyectar confianza y seguridad. Encorvarse o relajarse pueden ser señales de timidez o inseguridad y eso, inconsciente o conscientemente, lo captan los oyentes, lo que puede afectar el proceso comunicativo.
Cuida no tener una postura rígida, sino más bien fluida y moderada. Acompañar el mensaje de movimientos no robóticos es fundamental para reforzar lo que se está diciendo y mostrar seguridad y congruencia entre lo que se dice y lo que hace nuestro cuerpo.
No descuides los gestos faciales
Los gestos faciales son un elemento que puede jugar a nuestro favor o en nuestra contra, pues tienen un impacto muy grande a la hora de transmitir un mensaje, por lo que no podemos ni debemos descuidar nuestras expresiones faciales para garantizar una comunicación efectiva.
Trata de mostrar una expresión neutral que refleje energía y controla, en la medida de lo posible, los gestos negativos que transmitan nerviosismo o inseguridades.
Otro punto importante aquí es tampoco abusar de la expresividad, pues si nos pasamos, podría jugar en nuestra contra este elemento.
Una sonrisa siempre transmite cierta apertura y amabilidad, siendo un puente para el intercambio de ideas y permitiendo que nuestros mensajes sean recibidos de una mejor manera y con mayor facilidad.
Apostar por una seriedad exagerada puede alejarte del público y ser un indicador de hostilidad, pretensión o distanciamiento.
Y, por supuesto, no olvides la mirada. Los ojos son la única parte de nuestro cuerpo que establece contacto directo con los receptores, por lo que es primordial saber hacia dónde y cómo dirigirla.
Asimismo, debemos cuidar que esta refleje entusiasmo, confianza y convicción y prestar atención para mantener contacto visual con los oyentes a la hora de comunicar el mensaje.
Si no prestamos atención a este elemento y dirigimos nuestra vista hacia arriba o de un lado a otro, podemos hacer que la audiencia se sienta incómoda, ignorada y, por tanto, que se cree un ambiente de tensión que impida una comunicación efectiva y fluida, entorpeciendo la transmisión del mensaje.
Siempre cuida de toda la audiencia y no únicamente te centres en aquellas personas que parecen más interesadas, pues puedes provocar que los demás, aunque estén atentos, se sientan olvidados o evadidos y pierdan interés.
Da y solicita feedback
Una de las claves de la comunicación efectiva es establecer, aunque sea en poca medida, un intercambio de ideas para hacerles sentir a los oyentes que forman parte del proceso y que no es un intercambio unidireccional.
Además, la retroalimentación puede ser fundamental para comprobar que los mensajes emitidos se hayan recibido de manera certera o, en caso contrario, ayudar a abrir el diálogo para despejar dudas y crear un ambiente de mayor confianza con los demás, mejorando el proceso comunicativo.
Es importante que sepas mediar la retroalimentación para evitar que se desvíe del objetivo principal y no se logre lo que tú deseas en ese canal comunicativo.
Fomenta una cultura de respeto
Tratar a los empleados de manera respetuosa y amigable puede ayudar mucho a que se sientan en confianza y crezca el nivel de satisfacción dentro de un trabajo. Dando espacio para dudas, comentarios o quejas, incluso. Para lograrlo debes hacer lo siguiente:
- Escuchar: presta atención a lo que tienen que decir los colaboradores y valora todo lo que pueda aportar al bienestar colectivo o personal para que se sientan parte del equipo.
- Motivar: crear canales comunicativos y apoyar a los trabajadores ayuda a que den siempre lo mejor de sí mismos, pues se sienten valorados.
- Ayudar: todos, alguna vez, hemos tenido problemas para resolver algún problema, y lo que marca la diferencia es qué tan abiertos estamos a brindar apoyo y ayudar cuando se necesita; esto marca la diferencia y ayuda a fomentar una comunicación efectiva.
- Empatizar: hacerles saber a los demás que te preocupas por ellos, no solo como trabajadores, sino como personas es clave para liderar una empresa y lograr grandes cambios en conjunto.
Todas estas técnicas son muy importantes para lograr una comunicación efectiva y para conseguir mejores resultados, se debe trabajar en cada una de ellas en conjunto, pues prestando atención a todas y aplicándolas, es casi seguro que lograrás comunicar aquello que deseas.
Conclusión
Enfocarnos en la comunicación efectiva y en pulirla es clave para poder tener mejores relaciones con los demás, sea en el trabajo o en cualquier otro medio en que que queramos desenvolvernos, tanto personal como profesionalmente.
Asimismo, ayuda a que se dejen de lado los prejuicios que tienden a entorpecer la comunicación y evitar que los demás se sientan en confianza y expresen todo aquello que causa dudas, eliminando en mayor medida lo que podría afectar el canal establecido entre hablante y oyente.
Si deseas tener una mayor productividad dentro de tu empresa y una mejor relación con tus clientes, debes trabajar para fortalecer los sistema de comunicación.
Estudia los contextos y los conocimientos que tienen tus colaboradores para desempeñar eficientemente su papel profesional, pero siempre tomándolos en cuenta y escuchándolos, es decir, trabajando la comunicación eficaz desde lo interno para ir a lo externo.
Mejorar los intercambios de ideas y fomentar la comunicación efectiva puede ser un tanto difícil y requerir tiempo, pero resulta vital para lograr una plantilla de trabajadores satisfechos y productivos. Recuerda que una buena comunicación es la solución para casi todos los problemas.
¿Habías escuchado antes sobre la comunicación efectiva? ¿Tú qué estás haciendo para fomentarla en tu empresa y lograr más cierres de venta y un mejor intercambio con tus clientes?
