Fuerza de ventas: qué es, objetivos, importancia y cómo estructurarla

Hoy te hablare de la fuerza de ventas. Para cualquier empresa o negocio, uno de los puntos más importantes y relevantes es la cuestión de las ventas, ya que estas son las que permiten que esta continúe a flote y no se desinfle.

Lograr un mayor número de ventas dependerá, en gran medida, de qué tan correctamente se lleven a cabo todos los procesos dentro de una organización y de qué tan capacitadas y preparadas estén las personas que conforman los equipos que se dedican a vender los servicios o productos.

Dentro de estos procesos, un concepto que es vital y que ha cobrado mayor relevancia durante los últimos años es el de fuerza de ventas.

Empecemos explicando a qué hace referencia este término.

¿Qué es la fuerza de ventas?

La fuerza de ventas son todos los recursos tanto humanos como materiales con los que cuenta una compañía para llevar a cabo la comercialización de sus servicios o productos.

Uno de los mayores retos de cualquier empresa es sacarles el mayor provecho a estos recursos para obtener un beneficio más grande a cambio y lograr un balance entre la inversión que se hace y las ventas que se concretan.

Generalmente, las compañías trabajan para llegar a metas u objetivos, por lo que la fuerza de ventas se puede medir en función de qué tanto se alcanzan estos y qué tanto esfuerzo se requiere.

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Tipos de fuerza de ventas

De acuerdo con la esencia de los recursos, las fuerzas de venta se dividen de la siguiente forma:

• Humana: está conformada por el personal de la empresa
• Material: son todas los recursos y las herramientas que se emplean durante la comercialización de los productos o servicios

De acuerdo con la acción del servicio:

• Internas: se refiere a cuando el equipo de ventas forma parte del capital humano de la compañía
• Externas: es cuando el equipo de ventas proviene de un outsourcing

¿Por qué es importante la fuerza de ventas?

Como mencionamos en líneas previas, ninguna empresa puede mantenerse en pie sin vender, por lo que la fuerza de ventanas juega un papel fundamental dentro de cualquier organización.

Se puede tener mucho ingenio y creatividad para producir artículos novedosos, pero si no se cuenta con personal profesional que sepa cómo promocionarlo y comercializarlo, será difícil que se generen buenos resultados y se mantenga la rentabilidad.

El departamento de ventas es quien tendrá que encargarse de crear un plan de ventas y establecer, con base en este, las funciones y los objetivos que tendrá la fuerza de ventas.

Principales objetivos de la fuerza de ventas

Vender

Como es lógico, la fuerza de ventas tiene como principal objetivo vender los diferentes productos y servicios que oferta determinada empresa.

Para conseguirlo, el personal tiene que valerse de una serie de recursos, información y técnicas adecuadas, pero vender también implica dominar el arte de la negociación.

Los resultados se miden a través de las ventas hechas, las comisiones, la creación de ofertas, entre otros factores.

Diseñar estrategias

A través de la fuerza de ventas se elaboran las estrategias de venta que pondrán en marcha los equipos dedicados a esta área y se determina qué directrices y políticas se deben seguir durante los procesos de negociación con los clientes.

Investigar el mercado

Los integrantes del equipo de ventas deben investigar las necesidades que tienen los clientes para detectar tendencias, oportunidades y nuevos competidores. Este estudio debe estar bien sustentado y organizado para que se pueda interpretar y utilizar de manera óptima y se obtengan buenos resultados.

Relacionarse con los clientes

Aunque vender es el fin principal, se debe tener en cuenta todo el proceso y darle la importancia que merece; por ello, no sólo se debe buscar concretar una venta sino, durante el proceso, también construir relaciones a largo plazo con los clientes.

Estas relaciones deben estar bien guiadas y enfocadas para que sean benéficas para la empresa; de lo contrario, la imagen de la compañía podría verse perjudicada.

La fuerza de ventas juega un papel muy importante porque representa a la empresa ante los clientes y los guía y asesora durante los diferentes procesos que la componen, al mismo tiempo que obtiene información y datos sobre los intereses de los clientes, sus inquietudes y sus quejas.

Todas estas funciones son estratégicas y deben estar bien estructuradas para cumplir los objetivos, tanto cualitativos como cuantitativos, previamente establecidos.

Pero para poder comenzar a tener buenos resultados por medio de la fuerza de ventas es necesario estructurarla de manera correcta. Por ello, aquí te diremos cómo hacerlo.

¿Cómo estructurar la fuerza de ventas?

Para conformar una fuerza de ventas firme y que dé buenos resultados tanto a corto como largo plazo, es necesario analizar en qué posición se encuentra actualmente la empresa y qué es lo que se necesita para crecer o incrementar los beneficios o ganancias.

Tener una fuerza de ventas bien estructurada repercute positivamente al permitir que incremente tu competitividad como empresa y al impulsar el desarrollo y crecimiento de todas las áreas o departamentos que la conforman.

Pero… ¿cómo se debe estructurar?

A continuación, te explicaremos paso a paso cómo lograrlo.

Pasos para estructurar tu fuerza de ventas

Analiza qué segmentación es más conveniente para ti

Existen tres formas principales de organizar a los integrantes de los diferentes equipos. Son las siguientes:

Por cliente

Esta estructura es muy buena cuando se busca dar una experiencia y atención personalizada a los clientes, pero también implica riesgos porque el proceso dependerá únicamente de un elemento de la corporación.

Consiste en dar cierta cantidad de clientes o grupo de clientes a cada elemento para que le brinde la atención que necesita.

Por producto

Aquí el equipo de ventas se segmenta de acuerdo con los productos en los que cada uno está especializado.

Esta organización permite a los clientes conocer de una mejor manera los productos o servicios que se ofertan, lo que puede ayudar a que se tengan mejores resultados en cuanto a la negociación.

Es la más utilizada cuando se cuenta con una amplia gama de productos o servicios y es complicado que todos los que forman parte del equipo tengan conocimientos claros sobre cada uno de ellos.

Por especialización

En este tipo de estructura se asigna a cada lead distintos integrantes del equipo de ventas con el fin de detectar y responder a todas las oportunidades de venta que se den durante el proceso.

Esto permite brindar un trato y atención específicos a cada persona, respondiendo a lo que necesita.

Elige a personal con el perfil adecuado

En cualquier negocio es indispensable seleccionar a las personas que tengan las habilidades necesarias para desempeñar sus tareas y las ventas no son la excepción.

Puedes potenciar estas habilidades también por medio de capacitaciones o empleando tácticas que ayuden al desarrollo personal de los empleados, pues esto impactará positivamente en el área laboral también.

Las personas que formen parte del equipo de ventas deben tener el don de la persuasión, ser hábiles para la negociación, ser empáticos y estar preparados para saber cómo responder ante los diferentes eventos que pueden presentarse durante el proceso de venta.

Ten bien presente que todo el personal representa la imagen de la organización, por lo que debes ser cuidadoso al llevar a cabo la selección de todo el personal.

Incentiva al equipo a conocer la compañía en la que trabaja

No se puede promocionar ni sentir pasión por algo que se desconoce.

Si bien tener bien estudiados los productos o servicios que se ofrecen es vital, también lo es conocer a profundidad a la empresa donde se trabaja para entender su visión, misión y valores y poder ponerlos como centro a la hora de realizar las diferentes acciones enfocadas en la fuerza de ventas.

Antes de cualquier otra cosa, se debe tener claro el papel que juegan los clientes dentro de la organización para que los equipos sepan de manera más específica cómo deben resolver sus necesidades, superar sus expectativas y qué trato están acostumbrados a recibir.

Motiva a todo el equipo

No es ningún secreto que un equipo motivado es mucho más eficaz a la hora de desempeñar sus tareas. Por ello, es muy importante que cuides de él, dándole incentivos que los animen a superarse a sí mismos y sus expectativas.

De acuerdo con un estudio de Donal Daly, la fuerza de ventas encuentra motivación a través de:

• Progresos en su carrera (40%)
• Incentivos o compensación (35%)
• Retos (14%)
• Reconocimientos (9%)

Uno de los métodos más utilizados para motivar al personal es impulsarlo a formar a otros elementos, ya que el tener que transmitir sus conocimientos los ayuda a renovar su espíritu vendedor y les brinda una mayor confianza al sentirse como una figura de autoridad en cuanto a conocimiento, no a poder.

Evalúa su desempeño

Toda estrategia requiere realizar una evaluación y analizar los resultados obtenidos y la fuerza de ventas no es una excepción. Sólo por medio de estas acciones podrás saber el desempeño que ha tenido tu equipo, además de identificar las fallas o errores que se cometieron para remediarlos y no volver a repetirlos.

Asimismo, esta evaluación te ayudará a saber si debes reestructurar la fuerza de ventas para lograr mejores resultados y cómo tendrás que hacerlo, ya que podrás detectar exactamente en dónde estuvo el error.

¿Qué funciones cumple la fuerza de ventas?

Los representantes de venta deben llevar a cabo diferentes tareas que resultan indispensables para el óptimo funcionamiento de la fuerza de ventas. Entre ellas, se encuentran:

• Buscar y educar a nuevos clientes. Para esto deben desarrollar actividades proactivas para explorar prospectos de clientes y tener un primer acercamiento con ellos para poder conocerlos y saber cómo llegar a ellos
• Trabajar en propuestas para lograr que los productos o servicios lleguen de manera más rápida y sencilla a los clientes
• Tener habilidad para comunicar información clara y precisa sobre cada uno de los productos o servicios que ofrece la compañía, sus características y sus beneficios; ya sea a través de presentaciones, charlas, sitios web o Webinars
• Conocer el arte de la venta, es decir, deben saber cómo acercarse a los prospectos, cómo presentar los productos, cómo responder a las dudas u objeciones de los mismos y, finalmente, tienen que saber cerrar las ventas
• Los integrantes de los equipos de venta deben ser capaces y estar dispuestos a darle seguimiento a las ventas con el fin de estrechar relaciones con los clientes y lograr la fidelización de los mismos

Cómo aumentar la fuerza de ventas

Si te das cuenta de que la fuerza de ventas no logró la eficiencia que buscabas a partir de su ejecución, considera lo siguiente.

Algunas de las claves para poder mejorar la fuerza de ventas radican en realizar un organigrama claro, llevar a cabo de manera frecuente capacitaciones para el personal, tener un plan de incentivos y acciones que motiven a los empleados, entre otras.

Los tres factores más importantes, que ni el director comercial ni cada uno de los miembros del equipo pueden perder de vista, son: conocimiento del producto, cliente y competencia.

Asimismo, con el fin de que el equipo comercial sea más productivo, tiene que contar con la formación necesaria para que esté preparado para hacer frente a las exigencias del mercado y a los diferentes retos que se pudieran presentar en un futuro.

La fuerza de ventas requiere utilizar diferentes tecnologías, en especial, aquellas centradas en CRM (Customer Relationship Management), ya que es una herramienta muy útil para mejorar la relación entre la compañía y los clientes y ayuda a brindarles una mejor atención.

Los CRM permiten que se pueda dar un seguimiento óptimo al perfil del contacto para conocer sus intereses y su manejo con la empresa con el fin de brindar estrategias personalizadas y lograr que el cliente sienta un apoyo adicional por parte de la organización.

Asimismo, es muy importante hacer uso de la mercadotecnia, que nos ayudará a identificar las necesidades de los clientes y potenciales clientes de acuerdo con su contexto y sus características.

Todos los equipos involucrados en la fuerza de ventas tienen que colaborar mano a mano para mejorar la organización de la compañía y poco a poco recibir mayores ingresos al fortalecer los diferentes procesos.

Existen varios parámetros que permiten que el gerente de ventas pueda saber qué tan eficiente resulta la fuerza de ventas. Algunos de ellos son:

• El número promedio de visitas al cliente por vendedor y por día
• Tiempo promedio de duración de cada contacto
• Tiempo promedio dedicado a cada producto
• Volumen de ventas generado por cada vendedor

El análisis de estos indicadores, además de que permite conocer la eficiencia de la fuerza de ventas, ayuda a identificar oportunidades y redireccionar posibles desviaciones que pudieran darse durante la ejecución.

Conclusión

La fuerza de ventas es fundamental para cualquier organización, ya que esta marcará la pauta para saber qué estrategias se emplearán para posicionar nuestra marca en el mercado y, por ende, incrementar nuestros ingresos.

Esta actividad representa la raíz que mantiene en pie un negocio, por lo que el éxito o fracaso del mismo está íntimamente relacionado con la eficiencia de su fuerza de ventas.