La gestión de clientes y la automatización de los procesos de seguimiento es una de las principales claves para que un negocio funcione. Si quieres llegar al éxito en tu proyecto, es vital que cuentes con un CRM de calidad que te ayude a gestionar todos los datos recogidos.
Si estás iniciando en el mundo de los negocios, este contenido te interesa, pues te explicaré brevemente qué es un CRM, para qué te sirve y te daré una lista de opciones para que elijas el mejor.
¿Qué es un CRM?
Un Customer Relationship Management (CRM) hace referencia al conjunto de prácticas, estrategias de negocio y tecnologías enfocadas en la relación de la empresa con el cliente. Ayuda a hacer del recorrido de compra toda una experiencia.
El uso de un CRM forma parte de una estrategia orientada al usuario y no al producto o empresa. Todas las acciones relacionadas tienen el objetivo final de optimizar la atención y las relaciones con clientes y prospectos.
La herramienta CRM proporciona resultados que pueden ser perfectamente medidos. Además, se enfoca en ofrecer una perfecta estructura de gestión para las áreas comercial, de marketing y de servicio al cliente. De esta manera, se involucra a todos los equipos que intervienen con orden.
Si quieres conocer más acerca del tema te invito a leer el artículo ¿Qué es un CRM y para qué sirve?
Características que debe cumplir un CRM para que sea elegible
Existen en el mercado muchos proveedores de software de CRM, por ello, me gustaría compartir contigo las características que considero esenciales a la hora de elegir alguno:
- Debe contar con capacidad de almacenamiento de datos de clientes y prospectos, así como su historial individual de la interacción con la empresa, para que se pueda llegar a una calificación por contacto y, con ello, enfocar esfuerzos de forma personalizada
- Ayudar en la captación de nuevos leads y llevar el proceso con orden hasta la consecución de la conversión
- Debe promover la interacción con los clientes en todos los canales disponibles como email, redes sociales y sitio web, tanto en dispositivos fijos como móviles
- Tener la capacidad de automatizar los procesos de las áreas que intervienen en el viaje del cliente, es decir, área comercial, marketing y servicio al cliente, así como gestionar actividades para evitar repeticiones, retrasos, olvidos, etc.
- Realizar analíticas sobre el comportamiento de los clientes, ofrecer estadísticas y proporcionar insights y recomendaciones de forma instantánea
Una vez teniendo claras estas características, quiero compartir contigo algunos de los CRM más populares. Si estás buscando opciones, esta lista es para ti.
Top 20 de CRM gratis y de pago
En este top abordo características generales de los CRM, así como una ventaja y una desventaja que considero importante para que tengas un panorama un poco más completo acerca de lo que tienen para ofrecerte.
Primero, empecemos con los CRM que son gratuitos.
CRM gratuitos
1. Hubspot CRM
HubSpot CRM es, sin duda, el software líder en el mercado. Forma parte de la suite que HubSpot ha creado para que las empresas crezcan de forma integral.
Este sistema permite total flexibilidad de combinación con cualquier proceso de ventas, y tiene una capacidad de almacenaje verdaderamente amplia con un control de actividad e interacción impresionante.
Por si fuera poco, permite importar y administrar contactos desde una gran variedad de canales con los que tu empresa interactúe.
HubSpot CRM es una plataforma completa que puede ser usada libremente, con características que se fortalecen al pasar a una licencia de pago.
Ventaja: es una plataforma que se puede adquirir de forma gratuita y realizar compras de funciones avanzadas, lo que lo convierte en una fuente inagotable de recursos.
Desventaja: solo permite el registro de un email por contacto, lo que puede suponer, en algún momento, la posibilidad de perder al contacto si este decide usar una cuenta de correo diferente a la registrada.
2. Oracle CX Sales
Entre las características principales de Oracle Sales Cloud podemos encontrar la automatización de los procesos de los equipos comerciales y crecer las bases de datos de clientes.
Esto ayudará a tener un máximo nivel de ventas que incluye gestión de procesos desde la captación de leads hasta el cierre de la venta.
Cuenta con tecnología para ser usado desde aplicaciones móviles con visión completa de necesidades del cliente. También ofrece sugerencias a partir de experiencias previas para mejorar algunos aspectos de los procesos.
Además, ayuda a construir una excelente relación con el cliente, logrando la fidelización. Cuenta también con recursos para importar datos de diferentes fuentes.
Otro elementos destacable de este CRM es que permite realizar la calificación de contactos de forma rápida y objetiva para dar seguimiento personalizado.
Asimismo, tienes la posibilidad de llevar a cabo análisis y reportes en tiempo real, que pueden ser personalizados para un control de funciones de RRHH. Esto permite que la alineación de territorios, cuotas a cumplir, e incentivos sean muy bien planificados.
Ventaja: con Oracle Sales Cloud puedes adquirir información precisa y actualizada, lo que permite hacer previsiones y programaciones basadas en datos reales y así no perder tiempo trabajando en bases poco sólidas.
Desventaja: la versión gratuita es limitada y la de pago puede resultar costosa.
3. Insightly
Insightly es un CRM que ofrece una gama de soluciones evolucionadas muy dirigidas a emprendedores y pequeñas empresas. Utiliza una interfaz intuitiva que ayuda a organizar sus funciones y a que los usuarios puedan trabajar de forma amigable con esta aplicación.
Las actualizaciones que han desarrollado recientemente incluyen la función de gestión de proyectos y ha aumentado la parte de automatización de marketing. Tiene un nuevo servicio que es independiente, pero que se puede unificar al servicio base, lo que hace que al fusionarse las campañas de marketing se fortalezcan.
Insightly es una solución CRM en la nube accesible desde cualquier dispositivo móvil que ofrece a las empresas una forma fácil de realizar el seguimiento de sus contactos, mantener comunicaciones y llevar a cabo ventas desde una sola plataforma.
Ventaja: ofrece visión de 360° de la empresa que lo utiliza y es personalizable.
Desventaja: algunos clientes mencionan que podría mejorar su gestor de proyectos, ya que es un punto que ha evolucionado en menor medida que el resto de sus recursos.
4. Streak para Gmail
Es ideal para emprendedores y pequeñas empresas, cuyo centro de comunicación se base en el uso de Gmail. Se trata de un CRM online que se integra directamente al correo electrónico de Gmail, desde donde se genera la gestión de comunicación.
Si las necesidades son de registro y seguimiento de contactos y clientes, es una buena opción, considerando que se pueden realizar campañas de email frío.
La versión gratuita es limitada pero, como en casi todas las demás, existe la opción de crecer con costo.
Dependiendo de las necesidades de la empresa se deberá tomar la decisión. Para una de reciente creación, la versión free puede ser más que suficiente.
Ventaja: totalmente personalizable, con embudo de ventas que tú mismo defines según tu tipo de empresa. Además, puede ser usado en dispositivos móviles.
Desventaja: está en inglés, lo que en un principio puede parecer poco amigable; sin embargo, ofrece tutoriales con ejemplos para su mejor comprensión.
5. Agile CRM
Agile es una plataforma con una amplia gama de funciones, por lo que es una buena alternativa para empresas que busquen manejar todo dentro de una misma herramienta.
Agile CRM ayuda a gestionar todas las relaciones con tus clientes, además de ventas, actividades de marketing y servicio al cliente.
Asimismo, permite personalizar los campos de datos, integración de email y calificación de clientes.
Ventaja: la instalación del software es bastante simple, integrado con email.
Desventaja: no cuenta con plantillas para web o correos electrónicos, y su número de contactos está limitado a 1,000.
6. Really Simple Systems CRM
Really Simple Systems CRM es una opción recomendada para empresas pequeñas. Incluye gestión de embudos de ventas, documentos y contactos.
También permite crear reportes y conectarse con otras aplicaciones de cuentas y manejo de proyectos.
Ventajas: Really Simple Systems CRM es sumamente personalizable y su gestión es efectiva en la interacción con los clientes.
Desventajas: en su versión gratuita solo permite a dos usuarios y los reportes son un poco complejos de configurar.
7. Bitrix24
Bitrix24 es una excelente opción de CRM gratuito para aquellas empresas que buscan herramientas para gestionar proyectos, colaborar y reforzar los esfuerzos del equipo de marketing.
A través de este CRM, puedes compartir contenido, datos, actividades y mensajes con todos los equipos de trabajo. Asimismo, te permite rastrear los progresos e identificar oportunidades.
Ventaja: además de conectar a tus equipos, Bitrix24 te permite crear tus propias páginas web con un aspecto profesional y sin necesidad de contar con conocimientos de diseño y programación.
Desventaja: la versión gratuita de este CRM está limitada a 12 contactos, por lo que solo se recomienda para empresas pequeñas si no se desea gastar.
8. SuiteCRM
Suite es una excelente opción en cuanto a CRM gratuitos, ya que es autónomo y de código abierto que sigue en crecimiento.
Actualmente, es uno de los más populares: cuenta con más de 4 millones de usuarios y una gran comunidad de desarrolladores (más de 80 mil miembros).
Una de sus principales características es que permite a los usuarios crear modelos de pipeline de ventas, monitorear el proceso de los leads, crear procesos de negocios, gestionar contratos, entre otras funciones.
Ventaja: es un CRM open source y totalmente escalable para todo tipo de empresas.
Desventaja: la generación de informes es bastante limitada y no cuenta con servicio de soporte en caso de presentar dificultades.
CRM de pago
9. Dynamics 365
El dinamismo con el que se mueve hoy en día el mundo empresarial obliga a actuar a la misma velocidad dentro de él, pero sin perder precisión en las acciones. Microsoft ha creado una herramienta para ayudarte en esta tarea.
Dynamics 365 entiende que necesitas estar conectado con tus clientes de la mejor manera posible, y la integración del aspecto “más social media” de Dynamics en este proceso es muy atractiva.
Las herramientas que nos da este software de CRM son de carácter profesional, por lo que es inevitable darte cuenta de que se está empleando un software muy potente que brinda muchísimas posibilidades.
Ventaja: frecuentes actualizaciones que le permiten estar vigente permanentemente.
Desventaja: es costoso. Es muy eficiente, pero el proceso de aprendizaje para su manejo puede ser algo complicado, y las funciones más avanzadas requieren de personal calificado.
10. Freshworks
Freshworks ofrece una integración espectacular de recursos técnicos para generar leads, tener un control de su información y gestionar acciones hasta conseguir la conversión.
Es uno de los CRM con más éxito, ya que brinda candados de seguridad muy eficientes, lo que lo hace muy confiable.
Asimismo, ofrece manejo de liderazgo en las áreas de contacto con el cliente, gestiona acuerdos, da sugerencias de mejora sobre todas las acciones, realiza gestión territorial e informes y los plasma en diferentes formatos para su mejor interpretación.
Ventaja: ofrece email y teléfono integrados y una alta velocidad de respuesta.
Desventaja: parece estar dirigido a usuarios con un poco más de conocimiento técnico, lo que hace necesaria la capacitación o personal calificado para su manejo.
11. Zoho CRM
Zoho es el primer software CRM multicanal que incluye teléfono, chat, email y social media con un agente de inteligencia artificial que ayuda a los representantes de ventas a identificar el mejor momento para contactar con un potencial cliente para cerrar una venta.
Por ser parte de una suite de recursos, el alinear todos los que estén en función del cliente puede brindar beneficios muy interesantes y rápidos.
Ofrece una prueba gratuita por algunos días, posteriormente tiene costo, pero este es asequible para cualquier presupuesto.
Ventaja: gestiona, automatiza, acelera procesos de cierre de ventas y brinda un eficiente seguimiento de prospectos. Además, cuenta con una gran capacidad de almacenamiento y actualización.
Desventaja: a pesar de ser un instrumento que te ayuda a engrandecer la experiencia de tus clientes, a este proveedor de software le cuesta un poco atender los llamados de servicio al cliente. Sin embargo, sus recursos en cuanto a asistencia técnica son de muy alta calidad.
12. Zurmo CRM
Si requieres un CRM completo pero sin complicaciones, Zurmo podría ser una alternativa a revisar, ya que desde que nació ha buscado mantener una gran flexibilidad.
Es un sistema que ha logrado ser capaz de adaptarse a una buena cantidad de casos de uso, centrándose en las funcionalidades que realmente aportan valor, que son las más usadas en la mayoría de los casos por las empresas.
Con ello, se ha conseguido una herramienta que cumple la función que se espera de un CRM: automatizar los procedimientos de contacto, asistencia a clientes y, por supuesto, las ventas.
Otra de las filosofías destacables de Zurmo es la de asentarse en un código estable, ampliamente testado, que permite a los administradores contar con las nuevas versiones del producto sin tener que preocuparse por posibles fallos en el paso de una versión a otra.
Ventajas: costo asequible y buena relación costo-servicio.
Desventajas: su velocidad lo ha hecho ser calificado con pocas estrellas en comparación con otros CRM del mismo estilo.
13. Goldmine
Este es un software con los recursos de CRM que puede ser instalado en tu sistema operativo o, bien, como la mayoría de otros CRM, brinda sus servicios a través del uso de la nube, con lo que tienes la ventaja adicional de poder decidir si quieres tenerlo propio o en la nube.
Ventajas: hay cursos y seminarios, además de actualizaciones constantes.
Desventajas: costos relativamente altos y únicamente está disponible en inglés.
13. Suma CRM
Te permite dar un seguimiento adecuado, tiene buena capacidad de almacenamiento y ofrece informes de ventas e informes de actividad. Suma es un CRM muy sencillo de operar, ya que maneja una interfaz muy amigable y atractiva.
Ventajas: puedes tener acceso a la prueba gratuita antes de decidir si comprar el CRM o no.
Desventajas: es útil principalmente para pymes; para empresas más grandes podría estar limitado en algunas funciones.
14. SalesForce
Salesforce ofrece una solución completa de gestión de clientes, puede ser operado desde cualquier dispositivo fijo o móvil y cubre todos los puntos de contacto con el cliente.
Tiene opción de teléfono, correo electrónico, toda clase de control de actividad, control de seguimientos y métricas y reportes.
Ventajas: es muy competitivo con respecto a otros de excelente nivel como Hubspot y Microsoft.
Desventajas: puede llegar a requerir de servicio técnico de una forma un poco más constante que otras opciones para realmente sacar el mayor provecho y lograr toda la personalización que brinda.
15. Sugar
Sugar es una plataforma de pago que te brinda todas las funciones de un CRM actual, con las métricas, y recursos que toda empresa grande o pequeña necesita.
Este CRM ofrece actualizaciones de datos de los clientes o prospectos registrados, además de optimizar tiempos para eficientar los seguimientos a clientes y prospectos. Como los anteriores, da reporte de acciones aplicadas.
Ventajas: maneja casi cualquier idioma y puede soportar el ritmo de pequeñas, medianas y grandes empresas.
Desventajas: algunos clientes refieren que aun cuando sus estrategias funcionan, la presentación de los reportes no es tan eficiente como esperarían.
16. SAP CRM
SAP cuenta con un CRM bastante robusto, de fácil manejo y con las características que ya hemos mencionado sobre gestión de clientes, así como automatización de procesos para optimizar tiempos y resultados de los empleados de las áreas de ventas, marketing y servicios al cliente.
Ventajas: además de los beneficios per se, tiene un espacio de interacción entre sus usuarios, lo que hace que las experiencias de otros clientes con este CRM te ayuden a resolver conflictos que se puedan ir presentando en su uso.
Desventajas: es compleja su implementación; es necesario adquirir hardware y software específicos para su funcionamiento.
17. Zendesk
Zendesk es una plataforma muy completa con soluciones claras para equipo de ventas.
Este CRM está enfocado en la conversión por medio de la comunicación, así que incluye tiempo para llamadas telefónicas, mismo que posteriormente se puede adquirir por separado si así lo requieres.
Ventaja: es apto para todo tipo de dispositivos, lo que permite que en tiempo real se actualicen datos de clientes, y con ello se dé atención inmediata.
Desventaja: las versiones starter y regular son accesibles, sin embargo, con funciones mejoradas puede resultar costoso.
18. Simply
Simply se creó para simplificar la gestión empresarial y de clientes durante toda su vida útil y en todos los canales.
Es un software muy completo que entrega reportes con diagramas, ofrece optimización en la gestión de clientes potenciales y una visualización completa de los procesos de venta y servicio al cliente.
Ventajas: apoyo técnico 24/7, aplica para prácticamente cualquier idioma.
Desventajas: algunas de sus funciones todavía se encuentran en periodo de pruebas.
19. Vtiger
Vtiger es un CRM Open Source con gestión de contactos, módulo de servicio al cliente y automatización de tareas de ventas y marketing.
Una de sus principales características es que puede integrarse fácilmente con Microsoft Outlook para enviar emails y usar el calendario.
Ventajas: es una plataforma fácil de usar, tiene seguimiento online 24/7 y es ampliamente personalizable.
Desventajas: se requiere de conocimiento técnico para su instalación y su exportación de datos es compleja, por lo que se pueden generar errores.
20. Fat Free CRM
Fat Free es una plataforma de gestión de relaciones con el cliente de código abierto. De fábrica, incluye colaboración en grupo, gestión de campañas y clientes potenciales, listas de contactos y seguimiento de oportunidades y elaboración de reportes.
Ventaja: este CRM puede ser ampliamente personalizable si se cuenta con desarrolladores.
Desventaja: se requiere de conocimiento técnico para su correcto funcionamiento.
Bonus: Kommo
Para cerrar, tenemos el CRM Kommo, que anteriormente era amoCRM. Se trata de una plataforma optimizada con mensajería instantánea para lograr más ventas.
Con esta herramienta puedes entablar conversaciones con tus leads desde la app de mensajería que prefieras o que más uses.
Así el intercambio de datos es más directo y hay menos probabilidades de perder de vista lo más importante, que son tus clientes.
Cuenta con planes que van desde los 15 hasta los 45 USD/mes por usuario, dependiendo de las características que se busquen.
Conclusión
Como pudiste ver, existe una oferta enorme de CRM, por lo que tienes para escoger aquel que mejor se adapte a tus necesidades.
Únicamente, me gustaría recomendarte que, antes de tomar una decisión, te asesores con expertos si es que tu empresa no cuenta con el personal capacitado en estos temas.
Hay CRM gratuitos, freemium y de pago escalable, solo recuerda que no necesariamente lo más costoso es lo mejor, ni lo más barato o gratuito es de mala calidad. Lo mejor será siempre comparar y elegir aquello que se ajusta a lo que realmente necesitas según tu proyecto.
Te invito a considerar todas estas opciones y optar por aquella que corresponda con lo que estás buscando. ¡Buena suerte!
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