En este contenido te voy a contar qué es el Benchmarking, cómo funciona y qué herramientas puedes usar.
Empecemos...
Cuando decidimos entrar al mundo de las ventas, ya sea con productos o servicios, somos conscientes de que nos enfrentaremos a muchos retos, pues es un mercado que actualmente representa mucha competencia.
Por ello, el perder de vista a tu competencia y lo que ofrece puede ocasionar que tu oferta no resulte tan llamativa como la de ella, haciendo que pierdas relevancia y, por ende, posición.
De este proceso surge la necesidad de hablar del benchmarking que, a grandes rasgos, consiste en saber identificar los aciertos y errores de tu competencia para, a partir de estos, hacer modificaciones en los productos o servicios que ofertas.
Este concepto se atribuye a la publicación Benchmarking: The search for industry best practics which lead to superior performance, de Robert C., en 1989.
Se refiere a la capacidad que tiene una empresa para comprender cómo hacer las cosas de una forma más eficiente y eficaz.
¿Cómo? Evaluando y analizando los procesos, los productos y los servicios que brindan las compañías que forman parte de tu competencia. Con el fin de, a partir de ese análisis, mejorar algún aspecto de tu producto o de tu estrategia.
Este proceso debe llevarse a cabo en cualquier empresa, pues de este depende que permanezcas vigente en el mercado. El mundo de la mercadotecnia evoluciona de una manera rápida, por lo que, si no lo haces, es probable que quedes en desventaja frente a los demás.
Por ejemplo, si tienes una farmacia e identificas que una de las cosas que más buscan los clientes es la rapidez en las entregas, para ser más competitivo, podrías implementar servicio a domicilio en un tiempo reducido, como ofrecen algunos lugares de comida.
Para saber qué puedes hacer, debes pensar en ¿quién o quiénes son líderes en entregas rápidas? ¿cómo logran ser tan eficientes? ¿qué garantías brindan?, etcétera.
No tienes que enfocarte sólo en las empresas que pertenecen a tu misma categoría, sino también en las demás. Por ejemplo, en este sentido, una de las cadenas más eficientes es Domino’s que realiza entregas en 30 minutos, bajo la promesa de que, de no hacerlo, será gratis.
Esto es un gancho para los clientes, pues tienen una idea muy clara de cuánto tiempo máximo tendrán que esperar para recibir su producto.
Ojo: no tienes que aplicar todo lo que brinda Domino’s. Enfócate en lo que tu negocio necesita e implementa aquello que te resulte útil.
Este ejemplo forma parte del benchmarking funcional, que enseguida te diremos en qué consiste, pero no es el único tipo.
De acuerdo con Michael J. Spendolini (1982), el benchmarking es y no es lo siguiente:
Es decir, el benchmarking es un proceso proactivo y bien estructurado a través del cual se investiga y comparan las mejores prácticas y métodos empleados dentro de una compañía para llevar a cabo determinada actividad, para luego incluirlas en nuestros procesos.
A continuación, te explicaremos brevemente los principales tipos de benchmarking:
El objetivo de los tres, competitivo, interno y funcional, es básicamente el mismo, pero desde una perspectiva totalmente diferente: ayudar a las compañías a mirar fuera de sus áreas hacia la competencia u otros sectores que están bien posicionados y que son los mejores en su tipo.
Este tipo de benchmarking tiene el objetivo de reunir información sobre las empresas que representan a nuestra competencia directa, por lo que resulta muy útil cuando una empresa está en busca de posicionar sus productos en el mercado.
Es, hasta cierto punto, el más difícil de llevar a cabo, debido a que la mayoría de las compañías no comparte muchos datos sobre ellas mismas, precisamente para evitar que los demás puedan acceder a ellos y beneficiarse.
Para poder sortear este obstáculo con éxito, debemos ser directos y francos con ellos y explicarles de manera clara por qué queremos llevar a cabo un benchmarking con su empresa, antes de pedirles que participen.
La relación que logremos establecer debe ser de total respeto, teniendo en mente siempre el objetivo por el que lo ejecutaremos.
En general, el benchmarking competitivo se trata de llevar a cabo pruebas que nos permitan comparar y conocer las ventajas y desventajas de nuestros competidores más directos.
¿Cómo? Evaluando los servicios, productos y procesos de aquella compañía que realiza actividades similares a las tuyas y que tiene éxito en la ejecución.
A través de este tipo de benchmarking se busca comparar dos áreas dentro de tu misma empresa, para saber por qué una está funcionando y arrojando mejores resultados que la otra.
Este sólo representa un punto de partida para empezar a identificar los mejores procesos dentro de tu organización
Es el que menos recursos requiere y el más fácil de ejecutar, ya que cuentas con toda la información para realizarlo sin perder de vista ningún detalle.
Además, sirve para motivar a los empleados y lograr una mejor comunicación entre ellos, permitiendo encontrar soluciones de manera más rápida.
El benchmarking funcional, también conocido como genérico, consiste en compararse con compañías que no pertenecen a tu competencia.
De acuerdo con Spendolini, se llama funcional porque “comprende actividades comerciales específicas en un área funcional determinada, como, por ejemplo, manufacturera, marketing, ingeniería, recursos humanos, etcétera”.
A diferencia del benchmarking competitivo, aquí es mucho más fácil que dichas empresas quieran colaborar contigo para ayudarte a mejorar algunos aspectos de tu compañía, pues no representas ningún tipo de amenaza.
Este tipo de benchmarking permite identificar las mejores prácticas de compañías, pertenecientes a otros sectores, con el fin de replantear lo que estás haciendo en los diferentes aspectos de tu método de trabajo.
Este tipo de benchmarking se enfoca principalmente en los procesos de trabajo, y no tanto en las prácticas comerciales, productos o mercados.
Elegir qué tipo de benchmarking debes llevar a cabo en tu compañía, dependerá de tu posición actual en el mercado y de qué es lo que quieras conseguir a largo plazo.
Una vez que hayas analizado y escogido el que resultaría más beneficioso para ti, es momento de empezar con el proceso, que está conformado por cinco etapas.
El objetivo principal de esta etapa, que es, sin duda, la más importante, es tener bien claro qué es lo que queremos investigar de nuestra empresa. Debe ser un objetivo muy específico, es decir, aplicado a cierta área, para reducir nuestro margen de error.
Una vez que tengas delimitado el proceso o servicio que será sometido al benchmarking, debes identificar a aquellas empresas que tengan la mayor presencia en el mercado, para tomarlas como referencia en el estudio.
Algunas de las preguntas que debes buscar responder en esta fase son:
En esta etapa tienes que determinar el modo en qué conseguirás toda la información y datos que necesitas para realizar el estudio.
Básicamente, existen dos tipos de información: datos primarios y secundarios; los primeros provienen directamente de la empresa, mientras que los segundos se pueden obtener a partir de publicaciones, páginas, etcétera.
Algunas estrategias para obtener información primaria son:
Después de recabar toda la información del punto anterior, será más fácil identificar nuestras deficiencias y desventajas respecto de nuestra competencia.
Por ello, en esta etapa lo importante es enfocarnos en entender cómo nuestra compañía puede adoptar prácticas que permitan establecer mejoras, ya sea en el proceso de producción o en el artículo como tal.
Para lograrlo, lo primero que tenemos que hacer es conocer cómo funcionan estos procesos actualmente, para identificar las deficiencias o en qué podemos mejorar.
A partir de ello, podremos llevar a cabo una comparación entre nosotros y la competencia, para saber si nuestros procesos y productos son mejores, peores o similares a la competencia, y comenzar a trabajar para mejorar las áreas que sean necesarias.
Después de analizar la información y de tener claros los elementos que tomaremos como referencia para realizar el benchmarking en nuestra compañía, es hora de comenzar a aplicarlos y adaptarlos a nuestro espacio de trabajo.
Aquí es importante no hacer, literalmente, una copia de los demás; el objetivo es pensar e implementar al menos una mejora para que nos coloquemos por encima de la competencia y no a su misma altura.
Este plus será el que nos permitirá marcar una diferencia y, con el paso del tiempo, empezar a ver cómo se beneficia nuestro negocio, a partir de lo que le ofrezcamos a nuestros clientes.
Toda implementación o cambio debe ser monitorizado para saber si está funcionando o no.
Sólo a través de los resultados podremos ser conscientes de si tomamos una buena o una mala decisión, para seguir por ese camino o cambiar de rumbo nuevamente.
Esta medición debe ser tanto a corto como a largo plazo, teniendo objetivos diferentes de acuerdo con el tiempo establecido.
A pesar de que, de acuerdo con varios autores, Xerox no fue la primera empresa en poner en práctica el benchmarking moderno, lo cierto es que es el primer caso documentado.
Xerox decidió poner en acción el benchmarking cuando se dio cuenta de que sus ventas empezaron a caer debido a que tenía competidores dentro de su área: las copiadoras.
La empresa comenzó a evaluar a sus competidores, con el fin de saber qué cambios tenía que implementar para seguir a la vanguardia.
A través del benchmarking, Xerox descubrió que tenía nueve veces más proveedores y que se tardaba el doble de tiempo en posicionar sus productos en el mercado, lo que sin duda representaba dos fuertes desventajas frente a sus competidores.
Una vez que detectó en dónde estaba fallando, Xerox centró sus esfuerzos en cada proceso, incorporando las prácticas de las otras empresas, claro está, dándole un plus, es decir, una mejora, no copiándolas como tal.
Gracias a que aplicó el benchmarking, Xerox pudo reaccionar a tiempo y volvió a despegar, posicionando nuevamente sus productos en el mercado, lo que es una clara muestra de que, si se toma en serio el procedimiento y se le da un buen rumbo, puede resultar una herramienta vital.
Este es sólo un ejemplo de muchos, pues a partir de ese momento, compañías de diferentes sectores comenzaron a aplicarlo y muchas de ellas lograron despuntar gracias al benchmarking.
Una de las cadenas de cafeterías más populares y grandes es Starbucks que, aunque no lo creas, en el año 2009, también se valió del benchmarking para mejorar su productividad en cuanto a los tiempos de elaboración de pedidos.
El tipo de benchmarking que implementó fue funcional; tomó como ejemplo a la compañía Toyota, con el fin de analizar y estudiar el sistema de producción del fabricante de automóviles.
A partir de este análisis, se determinó que uno de los errores de la compañía cafetera era la distribución de las máquinas e ingredientes, pues los empleados perdían tiempo trasladándose y encontrándolos.
Gracias a que aplicó el benchmarking, Starbucks logró disminuir el tiempo que destinaban sus empleados en el proceso de preparación; pasó de 45 segundos a 37, lo que puede parecer poco, pero si sumas todos los pedidos que hay en el día y restas esa cantidad en cada uno, representa un ahorro y eficiencia significativos.
Las empresas emplean el benchmarking con diferentes objetivos; algunas, con el fin de dar solución a ciertos problemas o mejorar sus productos o procesos; otras, para siempre mantenerse actualizadas dentro del mercado.
Lo que sí debes tener claro es que no debes aplicarlo sólo porque sí, sino siempre tener un objetivo, ya que, si empiezas este camino sin un interés claro, es probable que fracases o logres un éxito menor.
El benchmarking es una buena fuente de ideas, porque expone a los usuarios a nuevos procesos de trabajo, nuevos productos y nuevas formas de destinar los recursos de cualquier empresa.
Además, permite vislumbrar ideas potenciales de negocios y brinda la posibilidad a los empleados de observar y entender de mejor manera su propio proceso de trabajo a partir de la visión de otros.
Lo anterior, sirve para cambiar o plantear nuevos objetivos dentro de los diferentes procesos, con el fin de acelerar las curvas de aprendizaje, tomar mejores decisiones y mejorar el desempeño de todo.
Asimismo, resulta útil tanto para identificar problemas, como para hallar soluciones.
En el primer caso, posibilita adquirir consciencia de lo que estamos ejecutando mal durante nuestros procesos de trabajo, es decir, nuestro desempeño.
En el segundo, puede ayudar a incrementar el número de ideas aportadas con respecto de las acciones que se pueden poner en marcha para dar solución a problemas específicos.
A grandes rasgos, cualquier elemento que se pueda observar y medir puede ser objeto del benchmarking. En años anteriores, su aplicación estaba limitada, pero su estudio ha permitido que esto cambie.
Algunas de las áreas más comunes, porque sería imposible incluir todas, son las siguientes:
Llevar a cabo todo este proceso dentro de tu compañía, de forma global o de un área en específico, puede traerte múltiples beneficios. Algunos de ellos son los siguientes:
En contraparte, algunas de las desventajas del benchmarking son estas:
Si después de conocer lo bueno y lo malo del benchmarking, te inclinas más hacia lo positivo y deseas comenzar a aplicarlo en tu empresa, aquí te explicamos cómo puedes hacerlo de una manera relativamente sencilla.
Enfócate en entender todos y cada uno de los procesos que se llevan a cabo en tu empresa a la hora de producir un artículo.
Trata de prestar mayor atención a aquellos de los que has recibido más quejas por parte de tus clientes desde que iniciaste, para ir viendo cómo podrías mejorar esa parte del proceso.
Aunque es cierto que el benchmarking puede ser ejecutado por una sola persona, el contar con un equipo ayudará a que adquieras una perspectiva más completa durante el proceso.
En esta fase es importante que elijas, orientes y dirijas al equipo que conformes, y que determines muy bien qué roles cumplirán y qué responsabilidades tendrá cada uno.
Aquí lo importante es identificar a las empresas que estudiarás, así como la manera en la que recopilarás la información necesaria para llevar a cabo el benchmarking.
Lo ideal es que no elijas muchas, con una o dos bastará para lograr tu cometido, si es que lo sabes aplicar bien.
De preferencia, privilegia a aquellas que son líderes en su ramo y llevan una mayor cantidad de tiempo vigentes.
En este punto, tienes que centrarte en aquella información o datos que resultarán útiles para llevar a cabo la comparación entre tu empresa y la competencia.
Trata de elegir y empezar con aquellos que se puedan obtener fácilmente, ya sea por medio de redes sociales, páginas, blogs, etcétera.
Después de obtener información de las fuentes anteriores, lo tendrás que hacer a partir de medios que requieren un poco más de dedicación, como entrevistas telefónicas o personales, encuestas o visitas de campo.
Una vez que hayas obtenido toda la información que requieras, lo siguiente será analizarlos.
¿Cómo? Por medio de comparaciones, para descubrir en qué se diferencia tu empresa de las demás y ver qué elementos resultan útiles de acuerdo con el objetivo que tengas en mente.
Lo anterior te permitirá reconocer los aciertos y errores tanto tuyos como de los otros con el objetivo de no repetir estos últimos, y solo aplicar aquellos que beneficien a tu negocio.
Cuando hayas llegado hasta este punto del benchmarking, tendrás que comenzar a implementar las mejores que lograste identificar durante todo el proceso.
Para ello, necesitarás contar con el respaldo de todo tu equipo de trabajo, con el fin de que aporten sus ideas desde las diferentes perspectivas de cada uno.
Debes tener en cuenta los riesgos que implicará cada implementación para que, en caso de que no resulte como esperabas, puedas resolver el problema de manera eficiente, sin perjudicar mucho a tu negocio o personal.
Una vez teniendo claro el proceso para realizar benchmarking dentro de tu compañía, permítenos platicarte, de manera breve, acerca de algunos programas que pueden resultar útiles para esta tarea.
Nos permite conocer la relevancia que tiene una marca o compañía dentro de cualquier mercado.
Además de encontrar esta información, permite contrastar dichos datos con los de tu empresa, para saber cuál de las dos presenta una tendencia ascendente o descendente frente a la otra.
Lo mejor de todo es que es gratuita y arroja la información revelando las zonas en las que se llevaron a cabo dichas búsquedas en la web.
Este software para profesionales permite analizar e incluso comparar los datos de nuestra empresa con los de otra.
Es muy utilizada y conocida en el ámbito de SEO y SEM, debido a que arroja información sobre el posicionamiento orgánico de las compañías y su gasto hecho en promoción.
Esta herramienta nos permite rastrear todo lo que existe dentro de la web; por ejemplo, códigos, titles, imágenes, metadescripciones, entre muchas otras cosas.
Es una buena arma para conocer, en cuanto a SEO, todo aquello que están haciendo las empresas de nuestro interés.
A través de este servicio podrás monitorear las menciones de tu empresa o producto en noticias, blogs, foros, y demás sitios web, de acuerdo con los términos que tú establezcas, lo que te permitirá vigilar la reputación online de tu marca o empresa.
Es una manera sencilla de supervisar y estar al día del contenido que publican tus competidores y de lo que la gente dice sobre tu empresa o servicio.
Se enfoca principalmente en la gestión de redes sociales, y posibilita comunicar y analizar en tiempo real lo que se está comentando acerca de nuestra compañía o marca.
Asimismo, permite encontrar o detectar temas o personas que resultan relevantes o influyentes dentro del sector en el que nos desenvolvemos.
Algunas recomendaciones para aplicar el benchmarking de forma exitosa
Mantén tu mente abierta a nuevas ideas: si tiendes a demeritar o a no dar importancia a medios alternativos, es probable que el benchmarking no sea para ti, ya que este requiere de una gran apertura.
Conócete a ti y a tu empresa antes de conocer a los demás: enfocar tus esfuerzos en entender cómo funciona otra empresa, sin saber cómo lo hace la tuya, probablemente resultará en una pérdida de tiempo, pues no puedes aplicar en otros, lo que no has hecho por ti.
Mantén orden en tus equipos: proporciona la confianza y los elementos necesarios para que tus equipos puedan desarrollar sus tareas de forma adecuada. Asimismo, funge como guía para evitar que los esfuerzos se desvíen.
Trasmite adecuadamente la información: antes de cualquier otra cosa, pon sobre la mesa y deja bien claro cuál es el objetivo del ejercicio, las expectativas y los resultados que se quieren lograr.
Aspectos que pueden impedir que logres un benchmarking exitoso
El benchmarking surge gracias a la necesidad de una mejora continua dentro de cualquier sector en el mercado, haciendo hincapié que siempre sobresaldrán unas por encima de otras.
Se vale de elementos que son intrínsecos al ser humano: observar, comparar, evaluar, adaptar, aprender, imitar, mejorar, superarse, lo cual, si bien en el benchmarking se aplica a un área, forma parte de nuestro día a día; es imposible no realizar estas acciones.
Una empresa o compañía que no evoluciona, difícilmente se mantendrá en el mercado. Igual de importante es comprender por qué son necesarios estos cambios, es decir, no hacerlo por hacer, sino saber por qué y para qué se implementarán, para lo cual servirá aplicar el benchmarking.
Algo que tienes que tener en cuenta si deseas utilizar esta herramienta dentro de tu compañía es que el objetivo del benchmarking no es hacer lo mismo que hace nuestra competencia, sino aplicar lo que a ellos les funciona, pero dándole un plus, algo diferente, es decir, ir más allá.
Con lo anterior, hago referencia a que, por ejemplo, si un competidor tiene un costo 10% inferior al mío, yo no debo reducir ese costo, sino más bien, analizar por qué sus costos son más bajos, qué procesos llevan a cabo, y a partir de ahí, establecer un método de trabajo para mejorar los nuestros en un determinado tiempo.
El fin es aprender qué le funciona a los mejores, analizarlo y buscar la forma de aplicarlo, pero de una manera personalizada, que se adapte a lo que nuestro equipo, servicio y procesos necesitan, partiendo de nuestro presupuesto y posibilidades.
Aunque no es obligatorio utilizar el benchmarking, tenemos que ser conscientes de que, en algún punto, nuestra empresa se verá limitada o condicionada por la competencia, por lo que lo mejor es tener esta posibilidad en mente.
Dentro de cualquier ámbito laboral, siempre se puede y se debe aprender de los demás, ya que esto permitirá que estemos actualizados en cuanto a cómo se mueve nuestro sector y qué buscan nuestros clientes.
Las condiciones del mercado, en términos de competencia, variedad, calidad y personalización de la demanda, junto con la aparición de las nuevas tecnologías, obliga a las empresas a prestar atención en las diferentes herramientas de las que puede hacer uso para que el ciclo de vida de su producto no llegue a su fin.
El éxito de este ejercicio dependerá más de factores internos que externos, ya que gran parte de los resultados estará sujeta a qué tanto están dispuestos a aprender los empleados y a colaborar con el fin de modificar o innovar los procesos o elementos que sean necesarios.
Si se logra una buena compaginación y hay participación de todas las personas involucradas, se podrán obtener grandes beneficios no sólo para la empresa, sino también para los empleados.
Lo anterior, porque podría dar como resultado una reducción en costos, tiempo, esfuerzos, al mismo tiempo que incrementan los beneficios para los clientes y, por ende, para la compañía.
Si has identificado que tu empresa comienza a presentar dificultades para crecer o ha empezado a perder eficiencia o terreno en el mercado, tal vez sea momento de que consideres aplicar esta herramienta de la mano de tu equipo.
Si todos los que forman parte de tu compañía suman esfuerzos, son pacientes y tienen en mente un mismo objetivo cuantificable y medible, estamos seguros de que conseguirán salir del bache y volver a ser competentes dentro de su sector.
Recuerda que, actualmente, el mundo exige que estemos en constante cambio, buscando innovar y mejorar las experiencias de nuestros clientes para no desaparecer de su radar.