Sabemos que HubSpot es una plataforma líder en la gestión de relaciones con clientes (CRM) y que ofrece una solución integral para manejar y automatizar las interacciones comerciales.
Uno de los componentes más poderosos de HubSpot es su sistema de etapas de negocio, una funcionalidad diseñada para guiar a las empresas a través de un ciclo de ventas estructurado y eficiente.
En este artículo, explicaremos en detalle qué son las etapas de negocio en HubSpot y cómo se configuran y personalizan para mejorar tus procesos de ventas.
¿Qué son las etapas de negocio en HubSpot?
HubSpot define a las etapas de negocio como los pasos en tu pipeline que indican a tu equipo de ventas que una oportunidad se está acercando al cierre.
Estas representan la base del proceso de ventas y ofrecen una visión clara, así como en tiempo real de la posición de cada trato en el embudo de ventas.
Prospección
Este es el nombre que se le da a la etapa de identificación de leads y que tienen un perfil similar al que el equipo de ventas y marketing definieron.
Durante esta fase se busca crear una relación entre cliente y empresa a través de un representante de ventas.
Calificación de leads
Esta etapa de negocio en HubSpot es un proceso de evaluación de la calidad de los clientes potenciales conforme a una serie de parámetros predefinidos.
Se puede evaluar su estado socioeconómico, civil, lugar de residencia, puesto de trabajo, estimado de ingresos, edad, talla corporal, entre otros más.
Ya que tengan la puntuación, se conocen como leads calificados para ventas, marketing y otras categorías.
Reunión con el cliente
En esta etapa de negocio de HubSpot se hace una reunión ya sea por Zoom, por chat, por llamada telefónica o en algún lugar y durante esta, el representante debe ofrecer toda la información adicional que el cliente necesite, como una demostración o documentación técnica.
Al final, los representantes tratarán de cerrar el trato dependiendo de cómo hayan sido receptivos los clientes.
Negociación
Si la reunión fue exitosa, viene el proceso de negociación y el momento de cerrar el trato, ya sea por la página web o en persona.
Aunque esto no suceda, los leads pueden retomar su proceso de compra en el punto donde la hayan abandonado.
Cómo optimizar y configurar las etapas de negocio en HubSpot
Vamos a darte ahora algunos consejos sobre cómo puedes optimizar y configurar las etapas de negocio de HubSpot:
Define el proceso de ventas
Primero que nada debes comprender el buyer's journey para que puedas alinear cada etapa de negocio con una fase específica de este recorrido.
Después documenta el proceso de ventas e incluye detalles sobre cómo los prospectos llegan a cada etapa, qué herramientas se utilizan, qué miembros del equipo están involucrados y cuáles son sus responsabilidades.
Esta documentación actúa como una guía para tu equipo, asegurando coherencia y efectividad en las operaciones.
Personaliza las etapas del negocio del pipeline
Parte desde las etapas predeterminadas que HubSpot ofrece de negociación, aunque seguramente necesitarás ajustarlas de acuerdo con tus necesidades.
Es importante que en este paso mantengas la simplicidad, ya que crear demasiadas etapas puede complicar el proceso y el seguimiento.
HubSpot incluye un pipeline de ventas predeterminado con las siguientes etapas:
- Cita programada
- Calificado para la compra
- Presentación programada
- Propuesta aceptada
- Contrato enviado
- Cierre ganado
- Cierre perdido
Asocia las etapas con porcentajes de probabilidad
Los porcentajes deben basarse en datos históricos y reflejar expectativas realistas sobre la probabilidad de cerrar un negocio en cada etapa. Es importante que vayas ajustando estos porcentajes conforme al avance del mercado.
HubSpot, por defecto, asocia los siguientes porcentajes de probabilidad a cada etapa:
- Cita programada: 20%
- Calificado para la compra: 40%
- Presentación programada: 60%
- Propuesta aceptada: 80%
- Contrato enviado: 90%
- Cierre ganado: 100%
- Cierre perdido: 0%
Utiliza las funciones de automatización
La automatización en las etapas de negocio en HubSpot te puede ayudar a gestionar tareas repetitivas para que así tu equipo se concentre en actividades de mayor importancia. También sirve para reducir el riesgo de errores humanos y que los datos del CRM sean precisos y actualizados.
Dentro de cada etapa de negocio puedes automatizar acciones como la creación de tareas, notificaciones internas por correo electrónico y actualizaciones de propiedades.
Entrena al equipo
Todos los miembros de tu empresa deben tener una comprensión uniforme de cada etapa de negocio en HubSpot y saber qué se espera de ellos en cada punto.
Utiliza herramientas de análisis de ventas
HubSpot incluye herramientas para que midas el rendimiento y obtengas una visión clara del embudo de ventas. Con estos datos puedes adaptar tus estrategias y realizar ajustes en el proceso de ventas.
Actualiza regularmente las etapas de negociación
Es importante adaptarse a los cambios en el mercado y por eso debes actualizar las etapas de negocio en HubSpot que reflejen cualquier cambio de comportamiento en el cliente o en el proceso.
Conclusión
Como habrás notado, las etapas de negocio en HubSpot representan un componente fundamental para la gestión eficaz de ventas y relaciones con clientes, ya que te permiten estructurar tu proceso de ventas de manera lógica y organizada, facilitando el seguimiento del progreso de cada oportunidad de negocio desde el inicio hasta el cierre.
Al definir claramente las etapas, tus equipos de ventas pueden identificar rápidamente en qué punto se encuentra cada cliente potencial, lo que lleva a una mejor personalización de los esfuerzos y una mayor probabilidad de éxito.
Además, el uso de HubSpot para gestionar estas proporciona una plataforma robusta y flexible, con herramientas integradas para el seguimiento de actividades, la automatización de tareas y el análisis de datos. Esto aparte de optimizar el tiempo y los recursos del equipo de ventas, te brinda información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.
Si quieres conocer más sobre cómo puedes impulsar tu negocio con HubSpot, contáctanos. Somos una agencia partner de HubSpot con expertos que te guiarán en cada paso de tu estrategia.
