Los equipos de ventas y atención al cliente tienen que estar al día sobre todas las actividades que se deben realizar y para esto son esenciales las colas de tareas de HubSpot, ya que te ayudan a clasificar las acciones según su relevancia dentro de tu empresa.
Puedes hacer cosas como: dar seguimiento a prospectos, abrir tickets y estar al día, realizar llamadas, crear reuniones y mucho más.
Lo mejor de todo es que te permite tener una mayor productividad dentro de los equipos, pues todas las actividades se ejecutan de forma consecutiva y tienes la información de primera mano directamente.
Si quieres saber todo sobre la cola de tareas de HubSpot y cómo hacer una para comenzar a usarlas y sacarles el máximo provecho, aquí te voy a explicar lo que debes saber.
¿Qué es una cola de tareas?
Las tareas en HubSpot son recordatorios que se ponen dentro de un registro, como contacto, empresa, ticket, negocio, etc., para ayudarnos en el proceso comercial o de atención al cliente.
Esta herramienta te permite crear una cola de tareas para poder irlas cumpliendo directamente en HubSpot, pudiendo complementar campos como:
- Título
- Tipo: llamada, correo
- Prioridad
- Registro
- Asignado a
- Cola
- Fecha y hora de vencimiento
- Recordatorio, etc.
Cuando se hace la tarea, se puede activar la opción para recibir notificaciones en el correo y HubSpot para estar al tanto del avance de cada una, o en su defecto, se pueden visualizar en el apartado de Tareas.
Ventajas de las colas de tareas de HubSpot
Usar las colas de tareas de HubSpot puede brindarte muchos beneficios al permitirte una sinergia entre marketing y ventas.
Además de que las respuestas de ventas serán más eficientes, al tener recordatorios constantes, puedes lograr lo siguiente:
Ahorrar tiempo en la organización de tareas
Te puedes enfocar en la ejecución de actividades de forma más sencilla, permitiendo que el equipo de ventas y atención al cliente se enfoque en aquello que realmente ayudará a crecer los resultados de ventas de tu negocio.
Mejorar la comunicación entre equipos
Con las colas de tareas de HubSpot puedes compartir algunas de ellas con otros usuarios, logrando agilizar el seguimiento de tickets o prospectos e incrementando las probabilidades de que se cierren más tratos.
Atención más personalizada
Es más sencillo buscar toda la información de prospectos y clientes directamente en HubSpot.
Al ejecutar colas de tareas en HubSpot, tienes acceso al registro de contactos y empresas, pudiendo ver todas las conversaciones y actividades que ha habido entre ambos. Así tendrás los datos completos en un mismo sitio.
Evitar distracciones
Ayudan a evitar distracciones y no tener que saturarse con una lista enorme de pendientes.
Esta herramienta organiza todas las actividades automáticamente y te da acceso a todos los documentos y archivos que se necesitan para completar las tareas de tus equipos.
Con todos estos beneficios, en el mediano y largo plazo, verás que estarás cerrando más negocios con menos esfuerzo en tu empresa.
Cómo crear y gestionar una cola de tareas en HubSpot
Para crear una cola de tareas en HubSpot, sigue estos pasos:
- Ve al portal de HubSpot y selecciona CRM > Tareas
- Cuando estés ahí, da clic en Gestionar colas.
- Para crear una cola, selecciona Crear cola de tareas en el panel que aparece en el lado derecho. Solo debes elegir el nombre de la cola, el tipo de acceso y dar clic en Guardar.
Para editar, eliminar o crear una vista para una cola existente, solo pasa el cursor por encima y selecciona la opción deseada.
Importante: las colas de tareas de HubSpot compartidas solo pueden ser editadas o eliminadas por el usuario que las creó o por superadministradores agregados a la cola.
Cómo agregar tareas a colas
En caso de que quieras agregar tareas a colas, lo que tienes que hacer es:
- Ir a tu cuenta de HubSpot > CRM > Tareas.
- Para añadir una nueva tarea a una cola, da clic en Crear tarea, introduce los detalles de la tarea y selecciona una cola del menú desplegable Cola.
- Si quieres agregar tareas existentes a una cola, elige las casillas de comprobación junto a las tareas que deseas incluir en tu cola y da clic en Cambiar cola.
- En el cuadro de diálogo, selecciona la cola en el menú desplegable y da clic en Guardar.
Cómo ejecutar una cola de tareas en HubSpot
Cuando ya tienes lista tu cola de tareas, aparecerá en el menú superior.
Solo tienes que ir a la cola de tareas que quieres llevar a cabo y seleccionar Iniciar tareas.
Al hacerlo, se abrirá un panel que te dará acceso al registro del contacto asociado a las tareas y tendrás a la mano las herramientas necesarias para ejecutar las tareas.
Mejores prácticas para usar cola de tareas de HubSpot
Organización eficiente
Clasifica las tareas según su prioridad y divídelas por temas, por ejemplo, ventas, marketing, soporte para mantenerlas organizadas.
Asimismo, es importante que asignes prioridades para gestionar el flujo de trabajo de forma efectiva y que emplees etiquetas o categorías para agrupar tareas similares y facilitar la búsqueda y el seguimiento.
Orden cronológico
Asegúrate de asignar fecha de vencimiento a cada tarea para mantener la urgencia y evitar retrasos.
Puedes configurar las colas para que las tareas se visualicen en orden cronológico y así puedas priorizar las más urgentes.
Automatización de tareas
Configura reglas para asignar tareas automáticamente basadas en criterios específicos, como tipo de cliente y etapa del ciclo de vida.
Puedes usar recordatorios para tareas frecuentes o importantes para garantizar que no se te pasen por alto.
Asimismo, puedes integrar las colas con otras herramientas, por ejemplo, el CRM de HubSpot para obtener datos relevantes y actualizados o vincularlas a Google Calendar para mantener todo sincronizado con tu agenda.
Revisión continua y optimización
Dedica tiempo cada semana para revisar y actualizar las colas, asegurándote de que estén alineadas con los objetivos actuales. En caso de que algunas no lo estén, archívalas o elimínalas para mantener las acciones enfocadas.
También puedes echar mano de las métricas de HubSpot para analizar la eficiencia de la gestión de tareas.
Conclusión
El uso de colas de tareas en HubSpot brinda una herramienta poderosa para gestionar y priorizar acciones, optimizando el flujo de trabajo y mejorando la productividad de los diferentes equipos.
Si ya usas esta plataforma, pero aún no haces uso de esta opción, ¡es momento de que empieces! Como has podido ver, es realmente sencillo. Solo tienes que fijar los objetivos y comenzar a trazar el camino en forma de tareas y acciones.
Adoptar estas prácticas en el uso diario de colas de tareas no solo facilita una gestión más eficiente de las actividades diarias, sino que también proporciona una estructura clara y adaptable que se ajusta a las necesidades cambiantes del negocio.
¿Necesitas ayuda? Te podemos guiar para que saques el máximo provecho de esta y más funciones de HubSpot. Como partners de HubSpot, estamos capacitados para lograr que a través de esta herramienta consigas tus objetivos empresariales de forma más eficiente y práctica.
