Plan de ventas: qué es y cómo hacer uno

En las empresas actuales es muy importante contar con un plan de ventas, pues cada vez menos compradores confían en los representantes de este departamento. Por ello, es más importante trabajar de una forma inteligente y actual.

Si estás teniendo problemas con los ingresos y quieres saber qué es un plan de ventas, cómo hacerlo y cómo te puede ayudar, aquí te lo explico.

¿Qué es un plan de ventas?

El plan de ventas es una herramienta o modelo que te permite establecer o detallar las estrategias que se seguirán en una empresa para cumplir los objetivos planteados y los pasos a seguir para conseguirlo. 

Puede incluir objetivos de ingresos, público objetivo y las herramientas que usará el equipo para sus tareas o actividades diarias. Asimismo, se deben mencionar los obstáculos y los puntos débiles que pueden existir y los planes de emergencia para superarlos.

Este documento es muy importante porque te permitirá lograr tus metas en tiempo y forma y, si desconoces cómo establecer presupuestos, te ayudará a establecer prioridades. 

Es decir, un plan de ventas sirve para tener claridad sobre a dónde se quiere llegar y qué hacer para lograrlo. 

Así podrás plantear un camino (abierto a cambios) para cada una de las metas que se vayan fijando; incluso, aunque estas vayan cambiando conforme pasa el tiempo o conforme se avanza en el trayecto.

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¿Para qué sirve un plan de ventas?

Un plan de ventas puede funcionar para diferentes objetivos, pero los principales son:

• Identificar las áreas de oportunidad de una empresa que está empezando o que ya tiene tiempo en funcionamiento. 
• Dar un correcto seguimiento a las estrategias de marketing que se usan para posicionar una marca o lograr más ventas.
• Tener una mejor organización interna dentro de la empresa para guiar a los encargados de ventas.
• Establecer pautas para alcanzar los objetivos de venta en un tiempo específico. 
• Saber optimizar los recursos y las herramientas que se adquieren o se tienen para conseguir más ventas y ganancias.

Ventajas de tener un plan de ventas

Contar con un plan de ventas brinda muchas ventajas para las empresas. Algunas de las más importantes son:

• Ventaja competitiva

Tener claridad sobre tu mercado, cómo se comporta y demás, será mucho más sencillo que establezcas el valor agregado de tus productos o servicios.

• Claridad en objetivos

Plantear los objetivos está bien, pero es igual o más importante saber qué se tiene que hacer para alcanzarlos y un plan de ventas es ideal para ello. Lo mejor de todo es que es flexible. 

• Mejorar canales de venta

Conocer mejor a tu público objetivo y todo lo relacionado con él y sus hábitos de compra te ayudará a precisar los mejores canales para llegar a este. Así no tendrás que invertir ni tiempo ni dinero en medios que no son los idóneos para tus buyer personas.

• Tener una buena estrategia

El plan de ventas funciona como brújula para tu empresa, pues te permite establecer las líneas de acción y las tareas que se deben realizar para conseguir lo que se proyectó. 

Incluso, si quieres impulsar los resultados, puedes conjuntar las ventas con inbound marketing.

• Optimizar estrategias según resultados

6 o 12 meses después de poner en marcha el plan de ventas, podremos saber qué inversiones se pueden hacer, de acuerdo con los recursos con los que se cuentan. 

Ver la evolución de las ventas es clave para tomar mejores decisiones conforme la marcha.

• Anticipar algunas problemáticas y tener plan de emergencia

Sin un plan de ventas, es más probable que tu estrategia comercial sea vulnerable a errores y que estos influyan de forma drástica en las operaciones que se realizan. 

Este documento ayuda a anticipar problemáticas y encontrar soluciones, lo que permite tener una mejor organización y poder mantener la actividad de la empresa a pesar de que haya cambios o fallas. 

Cómo se estructura un plan de ventas

Un plan de ventas cuenta con una estructura más o menos fija. Estos elementos no te pueden faltar, así que pon mucha atención si quieres que realmente funcione.

1. Misión y visión + cliente ideal

Siempre se debe partir de la misión y la visión de la empresa en cuestión. Es decir, tener claro quién eres (misión) y quién quieres ser (visión). 

Asimismo, debes saber bien a quiénes te diriges y a qué tipo de público quieres llegar y por qué. 

Esta será la primera base de tu plan de ventas, así que debe estar armada con datos fiables. 

2. Objetivos y metas

Aquí debes tener claros los objetivos generales de tu plan de ventas y las metas para que estos se cumplan. 

Esto es, trazar el paso a paso para conseguir que el equipo de ventas logre más cierres, alcance los números proyectados y así la empresa avance hacia donde se quiere llegar. 

3. Plan de acción

Ampliamente ligado con el punto previo, está el plan de acción, que es donde se contempla todo lo que se tiene que ejecutar para alcanzar los objetivos.

Esto incluye actividades diarias, tareas y los responsables asignados a cada tarea. Asimismo, es importante establecer tiempos específicos para cumplir cada una de estas actividades para que todo marche bien. 

4. Presupuesto

Para que un plan de ventas tenga éxito, es clave establecer un monto de inversión para atraer a posibles clientes y guiarlos hacia la compra.

Piensa en las herramientas que se necesitarán y analiza si cuentas con los recursos necesarios para poner en marcha el plan. De lo contrario, estudia cómo conseguirás esos recursos o qué adecuaciones puedes hacer para arrancar con lo que tienes en ese momento.

5. Análisis competitivo

Tienes que conocer y analizar en qué situación se encuentra tu empresa dentro del mercado o sector, con respecto de los competidores más directos o indirectos.

Esto te ayudará a conocer cómo encaran las ventas y desde qué perspectiva tú puedes hacerlo diferente para quedar por encima de ellos y que los prospectos te prefieran a ti.

Se trata de encontrar el elemento diferenciador de tu empresa.

6. Herramientas

Las herramientas son muy importantes cuando se trata de tener un plan de ventas firme y poderoso. 

Esto incluye software, procedimientos, mecanismo y todos los instrumentos que ayudarán a cumplir con todos los procesos de forma mucho más efectiva y automatizada.

Cómo hacer un plan de ventas

Paso 1. Definir tu mercado

Lo primero que debes hacer para crear un plan de ventas es definir el mercado o el público al que te diriges.

Tienes que tener claridad sobre las características de tu público:

• Demográficas
• Económicas
• De comportamiento
• Problemas o retos que enfrentan

Un estudio de mercado es esencial en este punto para saber estos y más datos de tus buyer persona y el área en que funcionará tu empresa. Así sabrás qué estrategias pueden llegar más lejos con tus clientes.

Paso 2. Establecer tu misión y visión

Como ya vimos, la misión de una empresa es su razón de ser. Solo tienes que comunicarlo de forma simple y resumida. 

Puedes tomar como base dos preguntas:

• ¿Quiénes somos?
• ¿Qué hacemos?

Es tu oportunidad para mostrar quién eres profesionalmente y que todos lo sepan con apenas un par de líneas. 

Es importante que para esto tengas un amplio conocimiento de tus productos y servicios y que tengas bien definida tu propuesta de valor y los beneficios que otorga tu empresa.

Por otro lado, la visión es a lo que aspiras a convertirte en determinado tiempo. Y es muy importante porque servirá para comprender qué se debe lograr en el largo plazo. 

Paso 3. Miembros de los equipos y roles

Tienes que determinar quiénes forman parte del equipo de trabajo y qué rol tendrá cada uno de ellos para que tengan claridad sobre sus actividades y los objetivos detrás de ellas.

Debes decidir:

• Líderes
• Estructura de todo el departamento de ventas (por jerarquía, por ejemplo)
• Puestos de trabajo

Incluso, para que sea más sencillo, puedes poner este apartado en forma de organigrama.

Paso 4. Definir los recursos y las herramientas que se usarán

En este punto, debes analizar y poner qué herramientas y recursos son necesarios para lograr los objetivos comerciales planteados.

Por ejemplo, si emplearás un CRM, pon cuál y qué funciones son importantes (base de datos de los clientes, manejo de sitio web, creación de contenidos, etc.).

Todo debe estar delimitado para que sepas realmente qué se necesita, por qué y para qué. Así también los encargados sabrán qué monitorear en cada apartado del software y aprenderán a usarlo en caso de ser necesario. 

Paso 5. Conocer el posicionamiento actual de tu empresa

En este paso, tienes que crear un apartado en el que de forma breve y concisa coloques los puntos clave que te diferencian de tus competidores.

Asimismo, tienes que incluir tu estrategia de precios. Define por qué son esos los costos para que sea mucho más fácil proyectarlo a los prospectos y sepan las razones detrás de lo que pagarán.

Esto te ayudará a llegar a usuarios mucho más alineados con tus productos o servicios. 

Paso 6. Analizar a tu competencia

Conocer y analizar a tu competencia directa e indirecta te ayudará a conocer tus fortalezas y debilidades, así como todo lo que te diferencia de ella.

Así sabrás qué puedes cambiar o ajustar para que realmente tu público objetivo te elija sobre ellos.

También podrás identificar deficiencias y, con eso, buscar soluciones para potenciar el alcance de tu negocio.

Paso 7. Establecer una estrategia de marketing y ventas

Dentro del plan de ventas tienes que estar la estrategia de marketing y ventas que se va a seguir para conseguir el reconocimiento que se busca y poder generar más oportunidades de negocio.

Es importante que, de forma sintetizada, se agreguen los procedimiento a seguir en cada una de las estrategias a implementar, aunque solo sean los puntos más importantes para que no sea demasiado extenso. 

Puedes hacer un resumen sobre las actividades a desarrollar por departamento y responsable del departamento, por ejemplo:

• Enviar mails o newsletters
• Lanzar invitaciones para eventos presenciales o en línea
• Compartir determinado contenido para “x” objetivo, etc.

Es importante que esto sea por área: email marketing, marketing de contenidos, conversión de leads, etc. 

Paso 8. Establecer un presupuesto para tu plan de ventas

Uno de los pasos finales para crear un plan de ventas es establecer un presupuesto para el mismo.

Toma en cuenta:

• Salarios base totales
• Estructura de comisiones o bonos
• Gastos por herramientas o software
• Capacitaciones necesarias
• Etcétera

Tienes que incluir todo lo que debes pagar, sean recursos humanos o materiales para que tengas una proyección anual sobre esto y sepas si es factible o no implementar dicho plan de ventas. 

Paso 9. Medir todas las acciones implementadas

Una vez que todo esté listo, es momento de poner en acción el plan de ventas. Sin embargo, eso no es el final; se tiene que monitorear y medir todo lo que se implementa para saber si se debe mejorar o mantener el plan.

Todo esto es posible a partir de tus objetivos, es decir, debes ver si se están cumpliendo y de qué manera se están logrando.

Siempre con la mirada en conseguir más beneficios por medio de menos recursos (sin exagerar). 

Con el paso del tiempo y la experiencia, habrá mayor precisión y efectividad en las acciones clave de tu plan de ventas. 

Qué evitar al hacer un plan de ventas

Existen algunos errores que se suelen cometer al armar un plan de ventas. ¿Quieres saber cuáles son para no cometerlos? Espera porque ahora mismo te los enlisto.

Error 1. Tener objetivos poco realistas

Está bien tener ambición y creer que se pueden lograr grandes cosas, pero es importante que siempre seas realista y te traces metas a corto, mediano y largo plazo que realmente se puedan conseguir.

Lo mejor es que se planee bien para que no haya decepciones ni presiones extra que no son necesarias. 

Error 2. No tener claro qué se quiere lograr

Un plan de ventas tiene que estar perfectamente diseñado y contener todo lo necesario para aplicarlo. Por ejemplo, el volumen de ventas esperado para cada producto, en todos los tipos de clientes, por zona, etc. 

Entre más específico sea, será mucho más sencillo que todo el equipo sepa hacia qué se apunta y se puedan centrar los esfuerzos en conseguir lo planteado previamente.

Error 3. No involucrar al departamento de ventas

Es muy importante que tomes en cuenta los puntos de vista de quienes conforman el departamento de ventas, pues al final de cuentas, son los expertos. 

Además, para que realmente se sientan parte del plan de ventas, deben saberse escuchados y valorados. 

Un paso clave es reunir a las figuras principales para que participen en la creación del plan de ventas. Solo así garantizarás la alineación y será mucho más fácil que se logre que se busque. 

Error 4. No hacer un análisis profundo antes de diseñar el plan de ventas

Para armar un plan de ventas, es necesario realizar un análisis a profundidad sobre la empresa, el sector al que pertenece, los objetivos, el lugar de operación y mucho más.

Solo con base en esto se pueden tener proyecciones realistas y alcanzables. Por ejemplo, si actualmente, se generan 10,000 USD mensuales ¿es realista pensar que el próximo año se generarán 20,000 USD mensuales? Para algunas será imposible, para otras, podría ser una meta poco ambiciosa; todo va a depender de los datos recabados. 

Conclusión

Contar con un plan de ventas es esencial para que una empresa pueda alcanzar los objetivos que persigue, pues dicta exactamente qué se tiene que hacer para conseguirlo y hay más probabilidades de que se logre el éxito.

Sin embargo, hay muchos puntos que se deben tener en cuenta, como has podido ver. Recuerda organizar los equipos, determinar roles y labores, conocer a tu audiencia y tener acceso a los recursos clave para que tu plan se ejecute correctamente.

¿Quieres empezar a mejorar tus ventas? Lo mejor es hacer un match del plan con la habilitación de ventas. Así será mucho más fácil ejecutar las acciones necesarias para tener éxito.