Cuando se nos encomienda la tarea de realizar un trabajo, a veces no sabemos por dónde empezar y esta confusión se torna en una pesadilla, pero ¡calma! No es tan difícil como parece crear un plan de trabajo.
En esta ocasión, te vamos a explicar qué es un plan de trabajo y te vamos a dar algunas recomendaciones sencillas para que tu objetivo sea cumplido de la mejor manera y en los tiempos óptimos, sin dispendio de recursos por ajustes de última hora y sin otras complicaciones.
Empecemos con la definición...
¿Qué es un plan de trabajo?
Un plan de trabajo es una herramienta que ayuda a la realización de un proyecto por medio de la administración de los factores y elementos que intervienen para llegar a un fin, por ejemplo, los recursos humanos y financieros, los tiempos, entre otros.
Para ejecutar un plan de trabajo eficiente, es necesario que se realice, primeramente, una excelente definición de lo que se pretende lograr, es decir, que se planteen objetivos y que se establezcan tiempos para cumplirlos.
Antes de realizar un plan de trabajo, es una buena idea llevar a cabo un diagnóstico, para eso existen algunas herramientas como el sistema FODA, que puede ser de gran ayuda.
¿Por qué es importante un plan de trabajo?
Si se tiene en mente realizar con éxito algún proyecto, no podemos menos que dar la importancia que tiene el desarrollar un plan de trabajo. Es como poner el destino y seguir las indicaciones de ruta hasta él.
Las metas específicas logradas a corto y mediano plazo, la administración del tiempo, el control de las actividades y los recursos son, entre otros, los objetivos que se tendrán que ir cumpliendo hasta llegar a la meta final.
Uno de los más grandes beneficios de tener un plan de trabajo es que te mantiene enfocado.
El realismo en el planteamiento de nuestro plan de trabajo será de vital importancia, pues permitirá que todos los pasos que lo conformarán puedan ser llevados a cabo sin complicaciones o con las menos posibles y, sobre todo, para que la motivación en los equipos y áreas que se comprometan se mantenga hasta lograr lo esperado.
Un plan de trabajo deja a la improvisación sólo como un recurso a aplicar en caso muy necesario por algún imprevisto que surja, pero no es para nada parte del plan, ya que lo que se logra con un plan de trabajo bien realizado es precisamente tener control; todo tiene una intención y se espera un resultado.
Asimismo, un plan de trabajo te dará libertad y seguridad de acción aun cuando algo salga de lo pensado por un momento, ya que en general todo deberá guardar ese orden que ayudará a solucionar y realizar pequeños ajustes.
Tipos de plan de trabajo, ¿cuál es el que tú necesitas?
De entre los diferentes tipos de plan de trabajo que se pueden crear, están los siguientes:
Plan de trabajo de ventas
La principal función de un plan de trabajo para ventas es identificar los elementos clave para lograr un incremento en las mismas; esto, junto con el apoyo de una proyección realizada previamente, aumentará las posibilidades que se hayan establecido en el diagnóstico.
Este tipo de plan de trabajo es fundamental para asegurar el crecimiento de una empresa por medio del aumento del volumen de ventas y, por ende, de sus ganancias.
Es ideal si necesitas:
- Una excelente cobertura de tu mercado
- Mejora en la entrega de tus servicios
- Mejora en la calidad de tus productos
- Reducción de costos
- Evaluaciones objetivas y precisas de tus equipos
- Coordinación de equipos de ventas, marketing y servicios al cliente
- Aumento en cantidad de ventas
- Aumento de ROI
Plan de trabajo empresarial
El plan de trabajo empresarial es ideal si lo que deseas es lo siguiente:
- Detectar beneficios y anticiparte a las dificultades antes de realizar inversiones
- Planificar soluciones en caso de dificultades
- Determinar si es necesario recurrir a financiamientos, nuevos socios, nuevas contrataciones
- Llevar métricas parciales para realizar ajustes en cualquier factor en forma puntual
- Definir marcadores de oportunidad, lo que servirá para planeaciones futuras
- Evaluar actividad de la competencia para mejoras internas de productividad
- Ayuda en el uso adecuado de recursos humanos, financieros y materiales
Plan de trabajo educativo
Este plan de trabajo:
- Contribuye a la alineación de objetivos con respecto a los sistemas nacionales de educación
- Orienta las acciones para lograr objetivos establecidos para ciclos escolares determinados
- Revisa y apoya en la orientación educativa, las buenas prácticas escolares, mide niveles de aprendizaje, afina sistemas de evaluación y da objetividad a los logros conseguidos en un tiempo determinado, un año, por ejemplo
- Administra los recursos con los que se cuenta, racionalizando y priorizando los mismos para una disponibilidad duradera en el periodo que se trate
- Establece acciones para una participación organizada, democrática, y sensible de toda la comunidad educativa
Plan de trabajo para actividades personales
También un plan de trabajo aplica en un ámbito completamente personal. Todos tenemos en mente algo que queremos mejorar de nosotros mismos, ¿cierto? Un plan de trabajo individual puede ser una gran herramienta con la que puedes:
- Realizar una preevaluación personal objetiva en cuanto a los logros ya conseguidos y aquellos que quieres tener a corto o mediano plazo
- Analizar de forma objetiva cuáles son tus fortalezas, tus debilidades y también tus áreas de oportunidad
- Definir objetivos claros a alcanzar y el tiempo en que podrían ser alcanzados. Es muy importante que sean realistas sin dejar de ser ambiciosos
- Realizar una priorización de objetivos, darles un tiempo adecuado a cada uno con respecto al nivel de importancia que les asignes
- Fijar metas, que serán la consecuencia lógica del logro constante de objetivos
- Calendarizar actividades, a fin de que se vayan cumpliendo los objetivos y con ellos se llegue a las metas
- Realizar evaluaciones del desempeño y del progreso
Ahora que sabes para todo lo que puedes usar un plan de trabajo, ¡manos a la obra!
Un plan de trabajo bien estructurado es la base para que cualquier proyecto se cumpla, por eso no debemos dejar de considerar el orden en los pasos que se tendrán que seguir. Aquí no aplica que el orden de los factores no afecta al producto.
Cómo crear un plan de trabajo
Esta serie de pasos puede ampliarse o reducirse según el objetivo que persiga el plan de trabajo, pero es importante considerar todos ellos para tener resultados exitosos.
1. Visión del plan de trabajo
La visión del plan de trabajo, sin duda, es el paso más importante, ya que de él se desprenderá un panorama de a dónde se quiere llegar en un plazo determinado, y para lograrlo se deberá realizar una minuciosa planeación estratégica.
Un plan de trabajo se compone de varios pasos, consecutivos y lógicos; analizarlos y plasmarlos definirá el resultado ideal esperado.
Al realizar las primeras revisiones sobre alcances y potencialidades, seguramente esta visión irá creciendo y aportando mucho más realismo a lo que se quiere lograr.
Una visión general debería ser:
- Entendida por quien propone y quien recibe la propuesta
- Inicialmente general a fin de que pueda ser enriquecida con las perspectivas, experiencias y vivencias de las áreas que serán invitadas a participar en el proyecto
- Motivadora e inspiradora para que con el entusiasmo que se requiere lleguen a la consecución del objetivo
2. Planeación de objetivos
Definir metas por medio de cumplimiento de objetivos indica el destino que queremos alcanzar: aumentar las ventas podría ser un ejemplo.
Una forma muy eficaz de localizar los objetivos y hacer un planteamiento claro y exacto es usar el método smart.
De tal forma que nuestros objetivos deberán ser:
- Specific (específicos)
- Measurable (medibles)
- Achievable (alcanzables)
- Relevant (relevantes)
- Timely (tener tiempo definido)
3. Determinación de las áreas participantes
Parte de la planeación es invitar e involucrar y comprometer a las personas y áreas que participarán. Se debe tomar en cuenta todas las acciones que se ejecutarán; hacer una matriz de las actividades y definir quién las desarrollará.
Aquí es importante determinar quiénes son las personas responsables de tareas específicas, quiénes están a cargo de la revisión, y quiénes tienen la autoridad para revisar, analizar y calificar los avances.
Este es el paso DDD: Delimitar, detallar, delegar. ¡Importantísimo!
4. Realización de un cronograma
Tan importante como saber qué hacer y quién lo hará, es saber cuándo debe estar hecho.
Aquí entra en juego el cronograma, que tiene un papel relevante en el plan de trabajo.
Existen diferentes gráficas que se pueden emplear para medir los avances de cada área o persona involucrada; sin duda, el tiempo asignado para cada tarea debe ser uno de los elementos a considerar.
Asimismo, debe haber una supervisión acreditada para que estos plazos se cumplan.
Es bueno considerar un poco de tiempo extra por cualquier contratiempo que pudiera presentarse, de esa manera no habrá problema con el plazo final.
5. Asignación de recursos
La asignación de recursos es uno de los factores determinantes para el éxito de tu plan de trabajo. Estos deben ser objetivos y reales.
La mayor parte de los planes de trabajo que no alcanzan el éxito fracasa por plantearse objetivos sin medir antes los recursos humanos, técnicos, financieros y de tiempo con los que cuentan.
Por lo anterior, en la fase de planificación se recomienda que este sea un punto de revisión primario, solo así se podrá vislumbrar la viabilidad de ese proyecto que se pretende concretar.
6. Alineación de procesos por áreas
Debemos estar conscientes, y concientizar a las áreas que van a participar, de lo importante que es que las actividades que se les asignen sean completadas en tiempo y en forma, ya que de eso va a depender el avance general.
Cada tarea que cumpla un área puede afectar el desarrollo de las demás, por ello, la secuencia de actividades debe ser lógica y congruente para que no se omitan pasos y esto no afecte a la conclusión y consecución exitosa de resultados finales.
7. Establecimiento de métricas
Una métrica en un plan de trabajo es cualquier variable que pueda ser medida con el fin de determinar qué tan bueno está siendo o fue el desempeño tanto de las áreas como de las tácticas implementadas.
Las métricas deben poder medir tanto el costo de las acciones que se van a desarrollar, como los tiempos que se tienen que emplear para cada una de ellas, calidad, número de horas empleadas por las áreas, etc.
Existen en el mercado herramientas de gestión que seguramente podrán hacer más fácil todo el proceso; sin embargo, con tablas de Excel que estén con fórmulas bien aplicadas, se puede también cubrir esa parte de medir sin caer en otros gastos, sobre todo pensando en empresas o proyectos que inician y cuyos recursos pudieran estar limitados inicialmente.
Las métricas tienen dos funciones básicas; la primera, a nivel del proyecto unitario, como esquema de control para quien está a cargo de cierto proyecto específico, y la segunda, a nivel de la empresa, como herramienta para llevar un control completo sobre el estado de los diferentes proyectos que esté desarrollando.
Entre otras, podemos mencionar tres tipos de métricas:
Métricas retrospectivas
Muestran la situación del proyecto hasta la fecha de la revisión, tales como los recursos financieros ejercidos hasta ese momento, los días transcurridos, o las tareas completadas. No es una medición definitiva.
Métricas de diagnóstico
Son comparativas de los avances que se han ido dando durante el proceso, es decir, de cómo se inició el trabajo y cómo ha ido evolucionando, lo que permite ver si se va por el camino correcto.
Es una evaluación parcial, pero da mucha luz sobre lo que se va haciendo; más importante aún: indica si las predicciones fueron acertadas.
Métricas predictivas
Sirven para hacer una previsión de la situación final del proyecto con base en la eficiencia que hemos tenido hasta el momento de la revisión. Permiten recabar suficientes elementos y sobre todo muy a tiempo para realizar ajustes si fueran necesarios para llegar al resultado final programado.
8. Comunicación continua
Desde el planteamiento hasta la obtención de lo planteado en el proyecto, la comunicación es un factor que debe ser observado de la manera más precisa. No se debe gastar demasiado tiempo en juntas interminables que al final arrojan poca o ninguna información relevante.
Es mejor siempre hacer uso de recursos que no se queden solo en la palabra, sino que, de forma escrita, vayan haciendo un seguimiento de lo que se comunica.
Asegúrate de que exista una comunicación asertiva entre las partes implicadas y la parte directiva o de control. Eso hará que los problemas que pudieran ir surgiendo sean atendidos de forma rápida y eficaz. Sin pérdidas de recursos o de tiempo.
Para las revisiones de avances, será necesario tener una reunión; sin embargo, una buena revisión deberá estar antecedida por un orden del día que dé efectividad a esa junta de trabajo.
9. Retroalimentación final
En un ejercicio de revisión al final del proceso de tu plan de trabajo y con los resultados obtenidos, es generalmente necesario que se realice una retroalimentación, tanto para resaltar los logros y con eso motivar al personal para un siguiente proyecto, como para saber los puntos de mejora y oportunidad que se hayan detectado.
Es una buena oportunidad de aprender de la experiencia reciente. Seguramente dará bases para un siguiente plan de trabajo mucho más fluido.
Conclusión
Un plan de trabajo no tiene que ser un dolor de cabeza, ¡al contrario, debe ser lo que los evite! Con un buen plan de trabajo, puedes optimizar tiempos, ya que la delegación de tareas y sistematización de procesos lo hacen posible.
Tu equipo se sentirá tomado en cuenta y parte valiosa de la empresa, recordando que un empleado feliz rinde muchos mejores frutos a su compañía, y finalmente, lograrás el objetivo planteado.
