Kardex: Qué es y cómo hacerlo en Excel

El Kardex es una herramienta clave para la administración de inventarios en cualquier tipo de empresa, ya que permite llevar un registro minucioso de las entradas y salidas de los productos o materiales, así como su valoración económica. Al tener un control adecuado de nuestras existencias, podemos tomar decisiones mejor informadas y anticiparnos a posibles problemas de abastecimiento o excedentes de stock. Además, un Kardex bien llevado facilita el proceso de auditoría y es esencial para cumplir con las normativas contables y fiscales.

A lo largo de este artículo, descubriremos cómo el Kardex puede convertirse en nuestro aliado para la gestión eficiente de inventarios y cómo podemos implementarlo en nuestra empresa utilizando Excel, una herramienta ampliamente accesible y fácil de manejar.

¿Qué es un Kardex?

• Definición: Un Kardex es un sistema de registro y control de inventarios que permite llevar un seguimiento detallado de las entradas, salidas y saldos de los productos o materiales en una empresa.
• Objetivo: Su objetivo principal es facilitar la administración de inventarios, proporcionando información actualizada y precisa sobre las existencias y su valoración económica.
• Componentes: El Kardex se compone de entradas (compras, devoluciones, etc.), salidas (ventas, mermas, etc.) y saldos (cantidad y valor total de los productos en inventario).
• Herramienta: Aunque puede llevarse en formato físico, actualmente es común utilizar herramientas digitales como Microsoft Excel para gestionar el Kardex de forma más eficiente y accesible.

Diferencias entre Kardex e inventario

Aunque a menudo se usan indistintamente, Kardex e inventario son conceptos diferentes pero relacionados en la administración de recursos. Aquí presentamos sus principales diferencias:

• Kardex: Es un sistema de registro y control que permite llevar un seguimiento de las entradas, salidas y saldos de los productos o materiales en una empresa. El Kardex proporciona información detallada sobre las transacciones que afectan las existencias a lo largo del tiempo.

• Inventario: Se refiere a la cantidad total de productos o materiales que posee una empresa en un momento específico. El inventario puede incluir materias primas, productos en proceso y productos terminados.

• Kardex: Su función principal es facilitar la administración de inventarios al proporcionar información actualizada y precisa sobre las existencias y su valoración económica. También ayuda en la toma de decisiones relacionadas con la adquisición, almacenamiento y distribución de productos.

• Inventario: El inventario tiene como función principal reflejar el estado actual de los recursos de una empresa. Permite evaluar la capacidad productiva, identificar excedentes o faltantes y contribuir a la elaboración de estrategias de producción y ventas.

• Kardex: El Kardex se actualiza constantemente a medida que ocurren transacciones que afectan las existencias, como compras, ventas, devoluciones, entre otros.

• Inventario: El inventario puede ser evaluado en diferentes momentos, como al final de un período contable (mensual, trimestral o anual) o en tiempo real, dependiendo de la metodología de control de inventario empleada.

¿Para qué sirve el Kardex?

El Kardex es una herramienta esencial en la gestión de inventarios y cumple diversas funciones que benefician a una empresa en diferentes aspectos. Algunos de sus principales usos y beneficios son:

• Control de existencias: El Kardex permite llevar un registro detallado de las entradas y salidas de productos o materiales, lo que facilita el control de las existencias en tiempo real. Esto ayuda a identificar faltantes, excedentes y la rotación de productos.

• Toma de decisiones: Al contar con información actualizada y precisa sobre el estado del inventario, los responsables de la empresa pueden tomar decisiones informadas en cuanto a compras, producción, ventas y distribución de recursos.

• Planeación y presupuesto: El Kardex permite analizar el comportamiento histórico del inventario y prever las necesidades futuras de adquisición y almacenamiento. Esto facilita la elaboración de planes y presupuestos en función de las demandas del mercado y las metas empresariales.

• Gestión financiera: El Kardex incluye la valoración económica de las existencias, lo que permite conocer el costo de los productos en stock y su impacto en la situación financiera de la empresa. Este conocimiento es crucial para la elaboración de estados financieros y el cálculo de indicadores como el costo de ventas.

• Cumplimiento legal y fiscal: Llevar un Kardex actualizado y detallado es fundamental para cumplir con las normativas contables y fiscales aplicables, así como para facilitar los procesos de auditoría interna y externa.

• Mejora en la eficiencia operativa: Al contar con un registro claro y ordenado de las transacciones relacionadas con el inventario, se minimizan los errores y se optimizan los procesos de almacenamiento, distribución y producción.

Estructura del Kardex de inventario

La estructura del Kardex de inventario puede variar según las necesidades de cada empresa, pero en general, consta de las siguientes columnas o campos principales:

• Fecha: Registra la fecha en que se realiza la transacción relacionada con el inventario (entrada, salida o ajuste).

• Descripción: Detalla el tipo de transacción realizada, como compra, venta, devolución, producción, mermas, entre otros.

• Entradas: Se divide en dos subcolumnas:

  • a. Cantidad: Registra la cantidad de productos o materiales que ingresan al inventario.

  • b. Valor unitario: Registra el valor unitario de cada producto o material que ingresa al inventario.

• Salidas: También se divide en dos subcolumnas:

  • a. Cantidad: Registra la cantidad de productos o materiales que salen del inventario.

  • b. Valor unitario: Registra el valor unitario de cada producto o material que sale del inventario.

• Saldos: Incluye tres subcolumnas:

  • a. Cantidad: Muestra la cantidad total de productos o materiales disponibles en el inventario después de cada transacción.

  • b. Valor unitario: Indica el valor unitario promedio de los productos o materiales en el inventario. c. Valor total: Muestra el valor total del inventario (cantidad de productos multiplicada por su valor unitario) después de cada transacción.

Algunas empresas pueden incluir columnas adicionales, como el número de factura, nombre del proveedor o cliente, y códigos de producto, entre otros, para adaptar el Kardex a sus necesidades específicas.

Cabe mencionar que la estructura del Kardex puede ser más compleja si se utiliza un método específico de valoración de inventario, como el costo promedio, primeras entradas primeras salidas (PEPS) o últimas entradas primeras salidas (UEPS). En estos casos, las columnas y subcolumnas podrían variar para reflejar los cálculos correspondientes a cada método.

Los 4 tipos de Kardex de inventario más comunes

Existen diferentes métodos para llevar un Kardex de inventario, y cada uno de ellos tiene sus propias características y ventajas. Los cuatro tipos más comunes son:

1. Kardex Permanente o Continuo: Este tipo de Kardex se actualiza de manera constante con cada transacción relacionada con el inventario, registrando las entradas, salidas y saldos en tiempo real. Esto permite un control preciso y actualizado de las existencias, lo cual es especialmente útil en empresas con un alto volumen de transacciones o en aquellas que requieren un seguimiento estricto del inventario.

2. Kardex Periódico: A diferencia del Kardex Permanente, el Kardex Periódico se actualiza en intervalos de tiempo preestablecidos (por ejemplo, mensual, trimestral o anual). Durante el período, se registran todas las transacciones de entrada y salida, y al finalizar, se realiza un conteo físico del inventario para ajustar los saldos. Este método puede ser menos preciso y más propenso a errores, pero suele ser adecuado para empresas con un volumen de transacciones más bajo.

3. Kardex por Método de Valoración: Los métodos de valoración de inventario son técnicas utilizadas para calcular el costo de los productos en stock y determinar el valor de las existencias. Existen varios métodos de valoración que se pueden aplicar al Kardex, como el costo promedio (también conocido como promedio ponderado), primeras entradas primeras salidas (PEPS) y últimas entradas primeras salidas (UEPS). Cada método tiene sus propias reglas y criterios para asignar el costo de los productos, lo que afecta la estructura y la información registrada en el Kardex.

4. Kardex por Categoría de Producto: Este tipo de Kardex organiza el inventario según categorías o tipos de productos, permitiendo un seguimiento más específico y detallado de las existencias. Este enfoque es especialmente útil para empresas con una amplia gama de productos, ya que facilita la identificación de tendencias, rotación y demanda por categoría, lo que puede ser valioso para la toma de decisiones y la planificación estratégica.

Independientemente del tipo de Kardex que se utilice, es fundamental mantener un registro preciso y actualizado de las transacciones y saldos del inventario para garantizar una gestión eficiente y efectiva de los recursos.

Cómo hacer un Kardex de inventario en Excel

Siga estos pasos para crear y mantener un Kardex de inventario en Microsoft Excel:

1. Crea un formato para tu Kardex de inventario: a. Abre Excel y crea un nuevo archivo. b. En la primera fila, crea las siguientes columnas: Fecha, Descripción, Entradas (Cantidad y Valor Unitario), Salidas (Cantidad y Valor Unitario), y Saldos (Cantidad, Valor Unitario y Valor Total). c. Si deseas incluir columnas adicionales como número de factura, proveedor o cliente, o códigos de producto, insértalas según tus necesidades.

2. Llena los datos correspondientes: a. Registra la fecha y la descripción de cada transacción en las columnas correspondientes. b. Si es una entrada, coloca la cantidad y el valor unitario en las subcolumnas de Entradas. c. Si es una salida, coloca la cantidad y el valor unitario en las subcolumnas de Salidas.

3. Registra la entrada de mercancía: a. Cuando registres una entrada, suma la cantidad de productos en la subcolumna de Entradas a la cantidad de productos en la subcolumna de Saldos. b. Multiplica la cantidad de productos por su valor unitario y suma este resultado al valor total en la subcolumna de Saldos.

4. Calcula el saldo de entrada: a. Divide el valor total en la subcolumna de Saldos por la cantidad de productos en la misma subcolumna para obtener el valor unitario promedio después de cada entrada. b. Anota este valor en la subcolumna de Valor Unitario de Saldos.

5. Registra la salida de mercancía: a. Cuando registres una salida, resta la cantidad de productos en la subcolumna de Salidas de la cantidad de productos en la subcolumna de Saldos. b. Multiplica la cantidad de productos por su valor unitario y resta este resultado del valor total en la subcolumna de Saldos.

6. Obtén el saldo de salida: a. El valor unitario promedio no cambia en una salida, así que simplemente copia el valor unitario anterior en la subcolumna de Valor Unitario de Saldos. b. Asegúrate de que el saldo en la subcolumna de Valor Total coincida con la multiplicación de la cantidad de productos en la subcolumna de Saldos por su valor unitario.

Repite estos pasos para cada transacción de entrada o salida en tu Kardex de inventario. Con el tiempo, tendrás un registro detallado de las existencias, lo que te permitirá tomar decisiones informadas sobre la gestión de recursos en tu empresa.

Así quedaría la tabla de un Kardex de inventario en Excel:

En este ejemplo, se registran las transacciones de un producto en el Kardex durante un período específico. La tabla muestra la fecha, descripción, entradas, salidas y saldos, junto con sus respectivos valores unitarios y totales.

Ten en cuenta que este ejemplo utiliza el método de costo promedio para calcular el valor unitario en las salidas y saldos. Si decides utilizar otro método de valoración, como PEPS o UEPS, la estructura de la tabla y los cálculos podrían variar.

Conclusión

El Kardex es una herramienta fundamental en la gestión de inventarios, ya que permite llevar un registro detallado y actualizado de las existencias y transacciones en una empresa. Al mantener un Kardex de inventario preciso y completo, se facilita la toma de decisiones, la planificación, el control financiero y el cumplimiento legal y fiscal.

Excel es una herramienta versátil y accesible para crear y mantener un Kardex de inventario. A través de la organización de la información en una tabla clara y estructurada, se pueden registrar entradas, salidas y saldos de productos o materiales, así como calcular su valor unitario y total.

Es importante seleccionar el tipo de Kardex y el método de valoración que mejor se adapten a las necesidades y características de la empresa. De esta manera, se podrá obtener la mayor eficiencia y beneficio en la gestión del inventario y en la operación empresarial en general.