El éxito en la gestión empresarial radica en la capacidad para resolver problemas eficientemente, y uno de los instrumentos más poderosos para identificar y analizar las causas que generan dichos problemas es el diagrama de Ishikawa.
Este método de análisis, también conocido como diagrama de pescado, es una herramienta sumamente valiosa en el mundo de los negocios y la calidad porque ayuda a mejorar los procesos corporativos.
Vamos a conocer todo sobre este concepto, sus ventajas y cómo hacerlo.
El diagrama de Ishikawa, llamado así en honor a su creador Kaoru Ishikawa, es una herramienta visual que permite analizar y visualizar las posibles causas que están contribuyendo a un efecto o problema particular. Se le conoce también como diagrama de causa-efecto o diagrama de pescado debido a su forma característica.
De esta manera, es más sencillo dar solución al conflicto, pues obtener la representación gráfica de los elementos que involucran un proceso permite tener una visualización más precisa de él y actuar en consecuencia.
El diagrama de Ishikawa se compone de varias partes; dicha estructura guarda relación con el esqueleto de un pescado, de ahí el nombre.
Veamos por qué es así y sus elementos:
El diagrama de Ishikawa sirve para identificar, explorar y visualizar gráficamente las posibles causas de un problema.
Ayuda a los equipos a moverse más allá de los síntomas y concentrarse en las raíces de una dificultad.
De esta manera, se pueden conseguir diferentes objetivos como resolver o analizar elementos más eficientemente, gracias a que se vuelve más sencillo identificar las causas o los problemas que afectan los procesos organizacionales y operativos de cualquier tipo de empresa.
Este análisis permite conocer los obstáculos en diferentes niveles, que van desde los menores hasta los más graves, que pueden impactar significativamente en el funcionamiento de un negocio.
Asimismo, puede ayudar a:
Además de que te ayuda a identificar y resolver problemas grandes y pequeños, esta herramienta da otros beneficios a las empresas:
El diagrama de Ishikawa se elabora comúnmente en un entorno conjunto, fomentando la colaboración y la comunicación efectiva, y permitiendo que todas las voces sean escuchadas.
Al trabajar en conjunto en este, los miembros pueden comprender mejor el problema y sus causas, así como generar soluciones más adecuadas.
Una sola persona también puede hacerlo, pero los resultados no serían igual de buenos, pues es necesaria la participación de los equipos para ver el todo de un problema.
Al requerir que los trabajadores desglosen un problema y lo examinen desde diferentes ángulos, ayuda a desarrollar habilidades de pensamiento crítico y de creatividad.
Este enfoque sistemático facilita la identificación de las verdaderas causas de los conflictos u obstáculos, en lugar de simplemente abordar los síntomas.
Al dejar ver qué provoca el o los problemas, ayuda a determinar la raíz del mismo y detectar áreas de oportunidad para potenciar una empresa.
De este modo, es más sencillo saber en dónde se requieren cambios en cuanto a estrategias o tácticas para mejorar algunos procedimientos que se tienen en la actualidad en la organización o en determinadas áreas.
Al presentar las causas de un problema de manera visual, este diagrama facilita la comprensión y análisis de las mismas.
Esta claridad gráfica puede ayudar a identificar relaciones entre diferentes causas y a destacar áreas que requieren atención especial.
Como el fin es centrarse en la causa raíz de los problemas, en lugar de sus síntomas, el diagrama de Ishikawa promueve soluciones más duraderas y efectivas.
Además, al resolver las causas subyacentes, se reduce la probabilidad de que el problema se repita en el futuro.
El diagrama de pescado permite detectar causas gracias a un análisis profundo, que puede ser útil en muchas áreas, ya sea de forma conjunta o individual. A continuación, te diré algunas en las que puedes aplicar esta herramienta.
Es el área en donde más se emplea esta herramienta, pues suele ser un departamento que trabaja por metas y, cuando no se alcanzan, los problemas resultan evidentes.
Para sacarle provecho a su aplicación, es necesario identificar las causas por las que una empresa no está logrando los objetivos o por qué no ha crecido en las ventas.
También se puede usar para analizar los resultados de cada integrante a nivel individual.
Dentro del marketing, el principal uso del diagrama es para analizar y detectar por qué no se están generando leads o las causas de una tasa de conversión baja, así como un mal posicionamiento SEO, entre otros problemas.
Por lo general, las organizaciones no lo aplican, pero puede marcar la diferencia en cuanto a métricas de campañas.
Asimismo, permite identificar procesos lentos, materiales que no funcionan y proponer una solución.
En un entorno de producción, puede ser fundamental para mantener altos niveles de calidad y eficiencia.
Si estás enfrentando problemas en cuanto a este factor, el diagrama de Ishikawa puede ayudarte a identificar problemas, como materiales defectuosos, procesos inadecuados o inconvenientes con la maquinaria.
El método puede parecer simple, pero es funcional en la gestión empresarial porque te permite tener un panorama global de los diferentes departamentos de un negocio.
Contar con diagramas por sectores, es clave para buscar y encontrar soluciones integrales para mejorar procesos, servicios o productos dentro de tu empresa.
Finalmente, esta herramienta puede ser funcional para detectar obstáculos en determinados protocolos o procesos de servicio, atención y soporte al cliente.
Puedes tener claridad sobre qué se está haciendo mal o qué procesos presentan deficiencias para corregirlo y mejorarlo. De esta manera, es probable reducir la fricción en la experiencia de los clientes.
Crear un diagrama de Ishikawa es un proceso sencillo. Solo tienes que realizar el siguiente proceso paso a paso.
Comienza por escribir el problema que deseas analizar en el extremo derecho de una hoja de papel o pizarra y dibuja una línea horizontal hacia la izquierda.
Lo ideal es partir de los objetivos que actualmente hay y que no se están alcanzando; para ello, antes debes tener indicadores (KPI) determinados.
Con esto, sabrás a qué situación se enfrenta tu equipo. Por ejemplo, no se alcanza ni al 30% la cuota mensual, hay hasta 20-25% de rotación de personal, etc.
El esquema del que se desprende el diagrama de Ishikawa está conformado por 6 bloques, que son vitales para que una empresa funcione. Tómalos en cuenta para hacer tus categorías.
Te dejo los 6 para que los conozcas y consideres aquellos que son importantes según el caso de tu negocio:
En esta categoría entran todos los procedimientos y sistemas que se usan dentro de una organización para hacer frente a las demandas de producción.
Estos pueden ser informatizado, por ejemplo, diferentes tipos de software, como los de gestión o herramientas más clásicas y manuales.
Generalmente, cuando hay errores o deficiencias aquí, se debe a un rendimiento deficiente de los métodos seleccionados. Por ello, es importante estar actualizado para evaluar y elegir métodos que se ajusten a tus necesidades.
Aquí tienen lugar los análisis de errores que se pueden dar por el mal uso o funcionamiento de equipos y máquinas. Asimismo, se incluyen los posibles defectos de producción o atrasos por un equipo desactualizado o desconfigurado.
Los problemas de este tipo suelen ser ocasionados por la ausencia de manutención preventiva o la escasez de inversión en nueva tecnología.
Se incluyen todos los errores de gestión o que se deben a una causa humana; es decir, que son resultado de una acción de colaboradores o gestores.
Algunas razones de estos fallos son imprudencia, falta de atención o hacer las cosas con prisa.
Para ello, es importante contar con un equipo o departamento que se encargue de buscar capacitaciones sobre procesos y que dé soporte necesario durante cada entrenamiento.
Los problemas que entran en esta categoría se relacionan con el mal uso o gestión de los materiales o insumos de producción.
Por ejemplo, hay muchas empresas que utilizan más de lo necesario para hacer determinadas tareas, lo que provoca un desperdicio y un gasto extra.
Para resolverlo, se debe conocer la cantidad de material necesario para la producción de una unidad; así se garantiza un adecuado uso de los recursos.
Entran factores que tienen que ver con errores que se dan por fallas en el monitoreo de métricas o índices de calidad; es decir, todos los elementos que pueden influir en evaluaciones erróneas, que dan un panorama equivocado de la calidad de la producción.
Algunas de las causas de errores de medida son la falta de calibración de los equipos, la nula o escasa inspección de calidad, entre otras.
Esta clase ha ganado importancia ante la urgencia de la crisis ambiental que hay en la actualidad, que no deja de crecer.
Se consideran todas las causas referidas al ambiente interno de producción y también cuestiones globales sobre preservación ambiental.
En las empresas, es importante mantener espacios agradables y funcionales para que los trabajadores puedan sentirse bien para cumplir mejor sus funciones.
Posteriormente, tienes que dibujar el pescado. En la cabeza, debes colocar el problema; en las espinas, que deben ser como vertientes, escribe cada una de las categorías del 6M, que te he explicado previamente.
Luego, en cada uno de los bloques, anota las causas que añaden a la columna y provocan los problemas.
Un ejemplo sería:
Una vez que hayas llenado el diagrama, tómate un momento para indagar de forma consciente en lo que has creado.
Por ejemplo, detecta y hazte las siguientes preguntas: ¿Hay patrones o conexiones evidentes? ¿Existe alguna causa que parezca ser particularmente importante?
Puedes organizar reuniones con tu equipo para detectar más fácilmente qué obstáculos hay y buscar soluciones a través de diferentes dinámicas, como la lluvia de ideas.
De esta forma, tendrás un panorama más amplio y podrás hacer un análisis más profundo, pudiendo saber cuál es la causa primaria del problema.
Algunas herramientas que te pueden ayudar son: encuestas, entrevistas, preguntas a clientes, etc.
Finalmente, cuando tengas completo tu diagrama de Ishikawa, tienes que decidir qué acciones implementar para corregir las fallas; desde las menores hasta las mayores.
Diseña un plan y delega funciones para que cada uno sepa exactamente qué debe hacer, qué se debe modificar y qué se agregará a las tareas.
Es importante que des seguimiento a todo el proceso para ver los resultados y verifiques que los que se ha hecho es correcto y ha ayudado.
Ahora, es momento de hablar de qué puedes utilizar para realizar el diagrama.
Aunque se puede dibujar a mano, hay varias herramientas en línea que facilitan su creación y permiten su modificación de forma colaborativa. Aquí te presento tres opciones populares:
Esta es una plataforma de mapeo mental que también permite crear diagramas de Ishikawa.
Es útil no solo para los individuos, sino también para los equipos que necesitan colaborar en tiempo real. Con MindMeister, puedes crear, compartir y presentar tus resultados de forma efectiva.
Asimismo, permite la inserción de notas, enlaces y archivos adjuntos, haciendo que tu diagrama sea interactivo y rico en información.
MindMeister ofrece una versión gratuita, así como planes de suscripción para funciones más avanzadas.
Esta herramienta de diagramación en línea tiene una amplia gama de plantillas, incluyendo las de diagramas de Ishikawa, y ofrece opciones avanzadas para un análisis en profundidad.
Con la función de arrastrar y soltar y la capacidad de cambiar colores, formas y tamaños de manera rápida, puedes tener un resultado final a la brevedad.
Además, también permite la colaboración en tiempo real, lo que significa que todo el equipo puede trabajar en el mismo diagrama simultáneamente, evitando confusiones y redundancias.
Asimismo, ofrece integraciones con otras plataformas populares, como Google Drive, Confluence, Slack, entre otros, lo cual facilita el compartir y el acceso a tus diagramas en cualquier momento y lugar.
Aquí tienes una plantilla de ejemplo de diagrama Ishikawa
Conocido por su facilidad de uso y su amplia gama de opciones, Canva es una herramienta de diseño que permite crear diagramas de Ishikawa de aspecto profesional con su función de arrastrar y soltar y sus numerosas plantillas personalizables.
También brinda una gran cantidad de recursos, como imágenes, fuentes, formas y colores, que puedes utilizar para hacerlo más atractivo y fácil de entender.
El diagrama de Ishikawa, como hemos visto, puede aplicarse en diferentes áreas y su implementación siempre dependerá de la empresa.
A pesar de que cada caso es particular, te diré 10 ejemplos para que puedas tener algunas referencias.
El diagrama de Ishikawa es una herramienta poderosa y versátil que puede ayudar a las empresas a desentrañar las causas subyacentes de un problema y a generar soluciones efectivas.
Ya sea que estés enfrentando desafíos en ventas, gestión empresarial, servicio al cliente u otra área, esto te permitirá visualizar y entender mejor la situación.
Recuerda, la clave del éxito está en abordar las causas raíz de los problemas, no solo sus síntomas, y el diagrama puede ser tu mejor aliado para lograrlo.