¿Quieres mejorar el trabajo en equipo y hacer eficiente tus procesos? La clave está en lograr una comunicación efectiva.
Seguro te ha pasado muchas veces que, al escuchar la palabra comunicación, piensas que es algo instintivo y que todos lo dominamos. Al final de cuentas, todos nos sabemos comunicar. Pero ¿qué tan seguro estás de esto?
Algunas de las cosas que suelen pasar es que de repente, cuando intentamos establecer un canal de comunicación en nuestra compañía, fallamos. Decimos una cosa y parece que las personas escuchan otra; es ahí donde la malinterpretación, la frustración y ciertos conflictos se hacen presentes.
Para muchos de nosotros, tener una comunicación efectiva requiere aprender ciertas habilidades, para transformar nuestro espacio de trabajo e influir en nuestros compañeros.
Aprender habilidades de comunicación efectiva puede ayudarte a evolucionar la forma en que se desenvuelve tu compañía.
En este contenido te vamos a brindar técnicas que puedes usar para que la comunicación efectiva sea algo sencillo de adoptar en tu vida o con tus equipos de trabajo.
Antes de adentrarnos, empecemos con la definición.
¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva es tener la capacidad de compartir pensamientos, ideas o conceptos de manera que el otro los entienda con claridad.
Asimismo, significa tener la capacidad de escuchar con la intención de comprender la totalidad de la información que se recibe.
Entendernos = Ser entendido
De forma general, se pueden observar 4 habilidades que, combinadas, nos ayudarán a lograr una comunicación efectiva.
- Escuchar es (sumamente) importante
- La comunicación no verbal es tan importante como cualquier otra
- Respeto a diestra y siniestra
- Manejo de estrés en situaciones difíciles
Importancia de la comunicación efectiva en tu espacio de trabajo
La comunicación efectiva es muy importante dentro del espacio laboral y el personal.
Quienes consiguen comunicarse de forma correcta tienen más facilidad para mejorar la productividad, mejorar las relaciones personales y solucionar problemas.
Seamos directos
La buena comunicación es una herramienta esencial para lograr mantener fuertes relaciones laborales y conseguir la productividad que deseamos de nuestros colaboradores.
Entre mejor comuniquemos lo que esperamos o vamos a hacer, será más fácil que los otros entiendan y, por tanto, lo ejecuten.
Las dos caras de la moneda
Los empleadores que invierten tiempo y energía en crear líneas de comunicación, para construir confianza con sus empleados, obtienen mejores resultados en cuanto a productividad y desempeño de sus elementos.
Por el otro lado, los colaboradores que se comunican efectivamente con sus compañeros, superiores y clientes son siempre un valor agregado a cualquier proceso, ya que ayudan a aumentar la competitividad (interna y externa).
Desgraciadamente, la falta de comunicación en el lugar de trabajo no desarrolla otra cosa que falta de liderazgo, confianza y habilidades; que, inevitablemente, dañará el desarrollo y eficacia de la compañía.
Como puedes ver, la importancia de una comunicación efectiva es total y subyacente al negocio.
Características de la comunicación efectiva
1. Facilidad de comprensión
La comunicación efectiva implica forzosamente que los receptores de un mensaje puedan comprender de forma sencilla la información que se está proporcionando.
Además, debe ser fácil recordarla y poder actuar con base en ella. Solo así se garantiza una correcta ejecución posterior.
2. Información completa
La comunicación efectiva se caracteriza también porque, a través de ella, se brinda información completa y concisa.
De esta forma, ayuda a no caer en confusiones o malinterpretaciones que pueden estropear lo que venga después del intercambio comunicativo.
3. De interés para el receptor
Un mensaje basado en comunicación efectiva siempre tiene que ser de interés o de inspiración para el receptor.
De lo contrario, no se está empleando correctamente la comunicación.
4. Es objetiva
La comunicación efectiva tiene que tener algunas características, entre las que destacan la objetividad, pero también otras que van de la mano, como imparcialidad, autenticidad y veracidad.
Solo de esta manera se puede transmitir confianza y generar confianza con los interlocutores.
5. Es coherente
Las ideas deben fluir en orden y sustentarse en un argumento principal.
Aquí también entran en juego factores paralingüísticos, como el tono en que se dicen las cosas, el lenguaje no verbal, es decir, expresiones, gesticulaciones, etcétera.
¿Quiénes se benefician de una comunicación efectiva?
Dentro del ámbito laboral, hay muchas figuras que se pueden beneficiar al desarrollar y aplicar una comunicación efectiva. Mira algunas de ellas.
Líderes
Los líderes de las empresas pueden transmitir mejor sus conocimientos y, sobre todo, experiencias a partir de la comunicación efectiva.
Esto no solo volverá más eficaces los procesos, sino que ayudará a inspirar a los empleados y a crear relaciones más estrechas y con confianza.
Vendedores
El equipo de ventas es muy importante en cualquier negocio y la comunicación efectiva puede ayudarlos a generar confianza con los prospectos y a decir lo adecuado para convertirlos en clientes.
Además, esto no solo funciona para generar ventas, sino también para saber comunicarse con proveedores y demás figuras relacionadas con el proceso de ventas.
Servicio al cliente
Una buena comunicación también permite mejorar la calidad de servicio al cliente.
Los representantes tendrán mejor capacidad para transmitir sus mensajes de forma clara, sencilla y evitar confusiones que pongan en riesgo el prestigio de la empresa.
La experiencia de los clientes es clave, así que contar con representantes que desarrollen habilidades comunicativas es muy importante.
5 ventajas de desarrollar la comunicación efectiva
1. La base de una comunicación efectiva es construir un verdadero equipo
Un equipo de verdad se construye con grandes individuos que trabajan para conseguir una meta individual y, más importante, objetivos colectivos.
Al implementar estrategias efectivas de comunicación (como las que puedes leer más abajo) ayudarás a potenciar y conectar tu equipo de trabajo.
De esta forma, podrás ver cómo mejoras la moral de tus colaboradores y, sobre todo, las satisfacción de los mismos.
Y, de verdad, podrás notar los resultados y las diferencias en tu servicio.
2. Todos tienen voz si quieres que comprendan y deseen escucharte
Este punto se liga al anterior. Mucha de la satisfacción de tus trabajadores depende del interés de escucharlos.
No importa si se trata de una sugerencia, una idea o una queja, lo realmente valioso es brindar una canal de comunicación honesto, para que tus empleados puedan expresarse.
Ojo, no importa el nivel, sus habilidades de comunicación o su posición dentro del organigrama, lo mejor es hacerlos sentir con la confianza de que sus compañeros y superiores los apoyan y escuchan.
3. Innovación para una comunicación efectiva
Vamos, ya quedó lejos la época en que nos comunicábamos por señales de humo o palomas mensajeras.
Fomenta que tus empleados se comuniquen sin presiones a través de nuevas herramientas de gestión de comunicación en compañías como:
4. Si todos escuchan y comprenden, tienes crecimiento
La comunicación empresarial tiene dos aristas: interna y externa.
Prestar la suficiente atención a tus procesos de comunicación interna te ayudará a generar consistencia con los mensajes que se emiten al exterior.
Es decir, es una línea de acción interna que se refleja puertas hacia fuera.
De esta forma, puedes ver cómo cualquier plan de crecimiento debe involucrar y fortalecer los canales de comunicación internos, para mejorar la comunicación externa.
5. Gerencia comunicativa
Cuando tus gerentes o managers son fuertes comunicadores, están mejor preparados para conducir a sus equipos.
Delegar, resolver conflictos y asignar responsabilidades es más sencillo cuando se cuenta con comunicadores robustos.
No se trata solo de la habilidad de hablar bien o claro, sino de empoderar a los equipos de trabajo, para compartir ideas, proyectos o preocupaciones.
Así, un gran manager no solo habla. Primero escucha, analiza y, después, actúa.
Ahora que ya conoces la importancia y los principales factores que influyen en la comunicación interna de tu compañía, es momento de aprender cómo puedes mejorar tus procesos comunicativos, con 10 técnicas que te ayudarán a sacar lo mejor de ti y de tu organización.
Tipos de comunicación efectiva
1. Formal
Este tipo de comunicación efectiva tiene lugar cuando se trata de intercambios formales o profesionales.
Se suelen seguir ciertos protocolos o niveles jerárquicos dentro de esta comunicación.
2. Informal
Surge en escenarios cotidianos, en los que no es necesario establecer protocolos ni mucho menos.
La conversación suele ser mucho más relajada, pero eso no quiere decir que no se vele por comunicar todo de forma concisa y clara al otro o a los otros.
3. Ascendente
Teniendo en cuenta la jerarquización del organigrama de una entidad, la comunicación efectiva ascendente es aquella en la que un subordinado lleva información a aquellos con puestos más altos.
4. Descendente
Este tipo de comunicación efectiva hace referencia a la transmisión de mensajes de forma inversa a la anterior, es decir, de arriba hacia abajo.
Por ejemplo, cuando gerentes o directivos brindan información a los empleados.
5. Horizontal
La comunicación horizontal surge cuando se da un intercambio entre personas que se encuentran en un mismo nivel de jerarquía.
Suele tratarse de mensajes para tomar decisiones.
10 técnicas para lograr la comunicación efectiva en el trabajo
1. Uno a uno
Es cierto que cada persona es un universo. Por eso, los expertos de la comunicación han comprobado que para muchos de nuestros colaboradores, resulta más efectiva la comunicación uno a uno.
Dicho de otra forma, la comunicación directa personal.
Para aplicar esta técnica es importante que se mantenga contacto visual, para conocer lo que paralingüísticamente se dice.
2. Open meeting o reuniones abiertas
Una open meeting, en términos informales, es una reunión o foro donde se discuten ideas de forma abierta.
Digamos que es una forma más sencilla de comunicar tu pasión y sentimientos respecto a un proyecto, estrategia o idea.
En este tipo de foros, tus colaboradores no solo escucharán qué tienes que decir, sino que también te brindarán la oportunidad de conocer su retroalimentación de forma inmediata y conocer sus reacciones.
Hasta el día de hoy es una de las técnicas más utilizadas y efectivas en los espacios de trabajo.
3. Mailing interno
Ya hablamos acerca de la importancia de la comunicación interna y de la utilización de nuevas tecnologías para hacer llegar mensajes a toda la organización.
Si bien esta tecnología no es completamente nueva, sigue siendo un canal indispensable para la comunicación interna de la empresa.
Además, te permite compartir mensajes sin la necesidad de distraer a tus colaboradores o sacarlos de sus estaciones de trabajo.
4. Trainings / Onboarding / Capacitación
Aprovecha los momentos clave de tu compañía. Uno de estos es cuando se incorporan nuevos elementos a la empresa.
En ese momento, es esencial que compartas los pormenores de los procesos de comunicación.
Busca dar un entrenamiento u onboarding que forme parte de su entrenamiento inicial, para que cuentes con una comunicación organizacional alineada desde el principio.
5. Atmósfera receptiva
Para comunicarte de manera efectiva con tu equipo de trabajo, es fundamental crear una atmósfera de confianza.
La idea es evitar cualquier ambiente de tensión, para fomentar que los mensajes se puedan compartir de manera libre y sin miedos.
Así podrás obtener intercambios mucho más honestos, que sumen a la organización.
6. Lenguaje sencillo y no ambiguo
La verdad es que no todos utilizamos el lenguaje de la misma forma y, por consecuencia, no todos están en la misma página respecto a su vocabulario.
Una comunicación efectiva no quiere decir utilizar las palabras más rimbombantes o cultas. Menos es más, dicen muchas veces, y en este caso es cierto,
Fomenta los procesos comunicativos en tu empresa utilizando palabras sencillas de comprender.
Olvídate de los términos ambiguos, para no generar confusión o perder tiempo explicando qué significan.
7. Usa elementos visuales
Para transmitir de mejor forma tu mensaje, puedes valerte de ubicar imágenes alrededor de las estaciones de trabajo de tus colaboradores, para que no solo escuchen el mensaje, sino que lo vean.
¿Para qué? Esto te ayuda en dos aspectos: generar una mejor comprensión del mensaje y se fija en la memoria de tus colaboradores.
8. Retroalimentación en equipo
La comunicación siempre necesita dos elementos: quien expresa y quien descifra.
No solo hables y después te retires.
Haz un poco de espacio para que puedas medir la efectividad de tu comunicación. Pregunta a tus compañeros si han entendido, si tienen dudas, si mejorarían algo, etc.
Esto te brindará el privilegio de conocer si tu mensaje fue entendido o cuáles fueron los puntos que no quedaron claros. Ahora ya sabes qué tienes que mejorar y las razones para hacerlo.
9. Walk the talk
Un líder es aquel que pone el ejemplo, el que inspira, el que guía a los demás.
Bien dice el dicho: “dime qué tengo que hacer y puede que lo olvide, pero demuéstrame lo que tengo que hacer y jamás lo olvidaré”.
Una forma muy potente de comunicar tus mensajes es servir de ejemplo a tu equipo. Enséñales qué esperas de ellos, del nuevo plan de la compañía, del servicio al cliente, etc.
10. Elementos paralingüísticos
Una forma para comunicar tu mensaje con mayor velocidad y efectividad es utilizar tu lenguaje corporal.
Dominar el arte de la comunicación no solo se base en la parte escrita u oral.
Como componentes fundamentales no olvides: mira a los ojos, párate de forma recta, sonríe, utiliza gestos y expresiones para reforzar tus mensajes.
Ahora ya lo sabes, no olvides el poder que la comunicación puede tener para aumentar tus resultados, mejorar las condiciones de tu empresa o llevarte al lugar que mereces.
Cuéntame, ¿qué otras técnicas de comunicación efectiva aplicas tú?
